El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, con el fin de informar lo dispuesto por el Decreto 376 del 9 de abril de 2021 (en adelante “el Decreto”) expedido por el Gobierno Nacional, concerniente a las medidas implementadas para realizar el pago de las cotizaciones al Sistema General de Pensiones por los periodos correspondientes a abril y mayo de 2020, por parte de los empleadores y trabajadores independientes que fueron exonerados de realizar aportes al Sistema de Seguridad Social en Pensiones para los mencionados meses, en virtud de declarado inexequible Decreto Legislativo 558 de 2020.
1. Antecedentes.
Con el fin de disminuir las cargas laborales de los empleadores y de los trabajadores tanto dependientes como independientes en atención a la afectación generada por el COVID- 19, el Gobierno Nacional, a través del Decreto 558 de 2020 modificó por los meses de abril y mayo (cuyo pago debía realizarse en mayo y junio) de 2020 el porcentaje de cotización del aporte del Sistema General de Pensiones; permitiendo que los empleadores y trabajadores independientes pagaran un aporte del 3% sobre el ingreso base de cotización al Sistema General de Pensiones.
Sin embargo, la Corte Constitucional en sentencia C 258 de 2020 declaró inexequible tal Decreto, al considerar que las medidas adoptadas implicaban una desmejora en los derechos sociales y disponían los recursos destinados a la financiación de las pensiones para fines distintos, generando una inseguridad en la sostenibilidad financiera. Ahora bien, la Corte al declarar la inexequibilidad lo hizo con efectos retroactivos, es decir, que los efectos de la sentencia se entienden “ex tunc” o que aplican desde siempre, derivando en que se deshicieran las consecuencias derivadas de la aplicación del Decreto 558 de 2020 desde su promulgación, siendo en este caso el aporte sobre el 3%.
Por lo anterior, la Corte Constitucional en la sentencia previamente mencionada señaló que el Gobierno Nacional debía adoptar las medidas para que en un término razonable se permitiera a los empleadores y trabajadores independientes aportar los montos faltantes al Sistema General de Pensiones, que fueron dejados de aportar por los meses de abril y mayo de 2020.
2. Plazo para realizar los aportes.
Los empleadores y trabajadores independientes que hayan realizado el aporte sobre el 3% al Sistema General de Pensiones por los meses de abril y mayo de 2020 contarán con 36 meses a partir del 1 de junio de 2021 para efectuar el aporte de la cotización faltante, sin que ello dé lugar a la causación de intereses de mora. Así las cosas, el plazo máximo para realizar los aportes será el día 31 de mayo de 2024.
Debe precisarse que el Decreto permite que el pago de los aportes sea efectuado en diferentes meses, siempre y cuando no se supere el plazo máximo de 36 meses. Sin embargo, así se efectúe el pago en diferentes meses, éste debe ser total, pues el Decreto prohíbe la realización de aportes de manera parcial.
Para efectos de lo anterior y conforme al Decreto, el Ministerio de Salud deberá realizar los ajustes correspondientes en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, antes del 1 de junio de 2021, a fin de permitir la realización de los aportes.
3. Forma en la que se deberán efectuar los aportes.
La cotización de los aportes sobre el 3% deberá realizarse de la siguiente manera:
(i) El 75% de la cotización le corresponderá al empleador.
(ii) El 25% de la cotización le corresponderá al trabajador.
(iii) Al tratarse de trabajadores independientes, éstos deberán pagar el 100% de la cotización.
Lo anterior no impide que el empleador o el trabajador efectúen el pago de la cotización faltante en su totalidad, para lo cual, posteriormente deberán solicitar el cobro al empleador o trabajador del porcentaje del aporte, según corresponda.
El descuento por parte del empleador puede realizarse en cualquier momento durante los 36 meses previstos en el numeral inmediatamente anterior y no deberá solicitarse la autorización del trabajador y bastará con informarle al trabajador la realización de tal descuento.
4. Pago de aportes en casos especiales.
Frente a casos especiales que se pueden presentar en la relación laboral, el Decreto señala:
(i) Liquidación o cesación de pagos: En el caso que la empresa empleadora llegue a entrar en liquidación o se declare en cesación de pagos, el pago de los aportes faltantes deberá realizarse de manera prioritaria.
(ii) Terminación del contrato: En el caso que el contrato de trabajo haya finalizado, el empleador deberá retener el salario o los conceptos que estén pendientes de pago, el valor del aporte correspondiente al 25% a cargo del trabajador.
(iii) Retiro previo del trabajador de la empresa: Si el trabajador se retiró de la empresa y no fue posible realizar el descuento del 25% a su salario y por tal motivo sólo se efectuó el pago de la cotización a cargo del empleador, es deber de las Administradoras de Pensiones acreditar en la historia laboral las semanas correspondientes al 75% de la cotización realizada.
(iv) Aporte realizado por el trabajador: El trabajador podrá efectuar el pago del 25% faltante en cualquier momento. Así, en el caso que el trabajador realice el pago de la totalidad de los aportes faltantes, podrá repetir contra el empleador directamente o hacerse acreedor de éste en el proceso liquidatario.
Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de efectuar el pago después de trascurrir los 36 meses se aplicarán la causación de los intereses moratorios.
(v) Obligación especial de los empleadores: El plazo para que los empleadores efectúen el pago de la cotización faltante de aquellos trabajadores que estén a menos de tres años para cumplir la edad de pensión, no deberá exceder de dicha fecha.
5. Ingreso base de cotización.
El ingreso base para efectuar la cotización faltante corresponderá al reportado en el pago del Sistema de Seguridad Social en Pensiones para los periodos de abril y mayo de 2020, que en ningún caso podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (en adelante “SMLMV”) ni superior a 25 SMLMV.
6. Intereses de mora.
El pago de los aportes faltantes que no se hayan efectuado antes del 1 de junio de 2024, generará un interés moratorio igual al que rige para el impuesto sobre la renta.
7. Actualización de la historia laboral.
La historia laboral deberá reflejar, en todos los casos, el 3% de la cotización aportada en los meses de abril y mayo de 2020 para la cobertura de aseguramiento de invalidez y sobrevivencia. Una vez se realice el pago del aporte faltante, las administradoras de pensiones deberán actualizar el recaudo y la historia laboral.
8. Garantía de pensión mínima.
Las personas a las que se les hubiese reconocido una garantía de pensión mínima habiendo realizado los aportes sobre el 3% en los meses de abril y mayo de 2020 continuarán disfrutando de dicha prestación.
9. Semanas de cotización.
Los afiliados a quienes se les haya realizado el aporte del 3% de la cotización tendrán derecho a que las Administradoras del Sistema General de Pensiones contabilicen a su favor las semanas correspondientes a los meses de abril y mayo de 2020 para acreditar el cumplimiento del requisitos de semanas con el fin de acceder a las prestaciones de invalidez y sobrevivencia.
Frente a las prestaciones económicas relacionadas con el riesgo de vejez, en el caso de solicitarse alguna prestación económica derivada de tal riesgo, no se podrán contabilizar las 8 semanas de cotización hasta que se efectúe el pago del aporte faltante.
10. Efectos tributarios.
Los empleadores y trabajadores independientes que hicieron el pago parcial conforme a lo dispuesto en el Decreto 558 de 2020, podrán deducir en el impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable 2020 los salarios, prestaciones sociales, aportes a Seguridad Social y aportes parafiscales que hayan sido efectivamente pagados.
Adicionalmente, una vez se realice el pago faltante, el valor pagado podrá ser deducido del impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable en que se efectúen.
No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo jcastano@brickabogados.com y/o a Boris Alfaro Castillo balfaro@brickabogados.com si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.
El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, con el fin de informar lo dispuesto por la Resolución No. 0000013 del 11 de febrero de 2021 (en adelante “la Resolución”) expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante “DIAN”), concerniente a la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica de la funcionalidad del documento “soporte de pago de nómina electrónica”.
1. Documento “soporte de pago de nómina electrónica”.
El documento “soporte de pago de nómina electrónica” implementado en la Resolución se configura como documento electrónico que constituye el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos relacionados con la nómina y que son realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Tal documento debe generarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, el cual se compone por:
(i) Valores devengados de nómina. En este punto, el anexo técnico de la Resolución precisa los conceptos que deben tomarse por devengos, entre los cuales se encuentran:
a) Salario (fijo o variable).
b) Bonificaciones.
c) Auxilio de transporte o conectividad, en caso de ser aplicable.
d) Pagos no constitutivos de salario.
e) Vacaciones (disfrutadas o compensadas).
f) Prestaciones sociales.
g) Viáticos.
h) Horas extras.
i) Recargos.
j) Incapacidades.
k) Licencias remuneradas y no remuneradas.
(ii) Descuentos realizados en la nómina, tales como:
a) Aportes al Sistema General de Seguridad Social.
b) Cuota sindical.
c) Sanciones.
d) Embargos.
e) Descuentos autorizados por el trabajador.
f) Préstamos.
g) Anticipos.
h) Retención en la Fuente.
(iii) Valor del total de la diferencia entre lo devengado y lo descontado.
2. Sujetos obligados.
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica como sus ajustes, corresponde a los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a los pensionados a su cargo; que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA, cuando sea aplicable.
3. Beneficiarios del pago.
Los beneficiarios del pago que deberá constar en el documento “soporte de pago de nómina electrónica” corresponden a las personas naturales que se encuentren vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pensionados que se encuentren a cargo del empleador por medio de una relación laboral.
4. Elementos que hacen parte de la nómina electrónica.
Los siguientes elementos hacen parte del sistema:
(i) El documento soporte de pago de nómina electrónica descrito en el punto (i).
(ii) Las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: corresponden a los documentos electrónicos por medio de los cuales:
a) Se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, que obedecen a errores asimétricos y de contenido que deben ser ajustados por parte del sujeto obligado.
b) Se reemplaza el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios.
c) Se elimina el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.
(iii) Las novedades reportadas dentro del periodo: Corresponde a un elemento que permite informar los eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina.
5. Contenido del documento “soporte de pago de nómina electrónica”
En primera medida, el documento deberá diligenciarse en el idioma español y utilizando el peso colombiano, sin perjuicio que el valor expresado en pesos colombianos pueda indicarse en otra moneda o en un idioma distinto, de manera adicional.
Ahora bien, el contenido mínimo del documento es el siguiente:
(i) Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado.
(iii) Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
(iv) El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE (constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento).
(v) Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
(vi) Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
(vii) Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
(viii) El valor total de la diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
(ix) El medio de pago que el sujeto obligado utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
(x) Fecha y hora de generación.
(xi) La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
(xii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
6. Periodicidad.
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Es decir, se debe acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas de manera independiente en el mes inmediatamente anterior por parte de los sujetos obligados.
7. Habilitación del software.
Los documentos “soporte de pago de nómina electrónica” deben habilitar un software, el cual incluya funcionalidad que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación de acuerdo a lo indicado por la DIAN.
Para ello, se debe obtener la habilitación de parte de la DIAN previo a la fecha máxima para iniciar a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las siguientes características:
(i) Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, a través de la página web de la DIAN, en donde se encuentra la opción de “otros documentos electrónicos” y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Señalar en el sistema de facturación los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación y si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
(iii) Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares indicados previamente.
8. Procedimiento de implementación.
Una vez se concluya el proceso de habilitación, el sujeto obligado deberá seguir el siguiente procedimiento:
(i) Generación: Deberá estructurarse la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento. Estos documentos se deberán generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, de acuerdo con el contenido obligatorio previsto para cada uno de ellos.
(ii) Transmisión: Deberá remitirse a la DIAN la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento.
(iii) Validación: Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, la DIAN generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de estos documentos y registrará en sus bases de datos el documento electrónico.
9. Calendario de implementación.
Los sujetos obligados que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios:
(i) Calendario para sujetos de acuerdo con el número de empleados
| Grupo | Fecha de Inicio de Habilitación del Sistema | Fecha Máxima para iniciar con la generación y transmisión | Número de Empleados |
| 1 | 31/05/2021 | 1/07/2021 | Más de 251 |
| 2 | 31/05/2021 | 1/08/2021 | Entre 101 y 250 |
| 3 | 31/05/2021 | 1/09/2021 | Entre 11 y 100 |
| 4 | 31/05/2021 | 1/10/2021 | Entre 4 y 10 |
| 5 | 31/05/2021 | 1/11/2021 | Entre 2 y 3 |
| 6 | 31/05/2021 | 1/12/2021 | 1 |
(ii) Calendario de implementación permanente: Los nuevos sujetos obligados tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tienen hasta el 31 de marzo de 2022 para iniciar la habilitación del sistema y hasta el 31 de mayo de 2022 cómo fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión.
Calendario de implementación para sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos obligados, tienen plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.
10. Interoperabilidad
Los sujetos obligados deberán realizar todas las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Para ello, deberán:
(i) Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Utilizar lenguajes tecnológicos de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos.
11. Tratamiento de datos personales.
El sujeto obligado solo podrá usar la información contenida en el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, para asegurar el cumplimiento de la obligación de generar y transmitir, para validación de la DIAN, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En consecuencia, no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados por la normatividad vigente.
No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo jcastano@brickabogados.com y/o a Boris Alfaro Castillo balfaro@brickabogados.com si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.