Preparado por Paula Huertas
El pasado 22 de mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 de 2026 (en adelante la “Circular”), mediante el cual emite una guía práctica para aplicar los cambios traídos por la Ley 2466 de 2025 (en adelante la “Reforma Laboral”) con respecto al procedimiento disciplinario sancionatorio.
Así, la Circular recuerda que el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció un conjunto de garantías mínimas obligatorias que deben observarse en las actuaciones tendientes a imponer sanciones disciplinarias a los trabajadores del sector privado. Dentro de estas garantías se encuentran la dignidad, la presunción de inocencia, el principio de in dubio pro disciplinado, la proporcionalidad, el derecho de defensa, la contradicción y controversia de las pruebas, la intimidad, la buena fe, la imparcialidad, el respeto al buen nombre y a la honra, y la prohibición de sancionar dos veces por los mismos hechos.
Con respecto al procedimiento que debe seguirse en caso de querer imponer una sanción disciplinaria.
El Ministerio del Trabajo explica en detalle el procedimiento que deberá adelantarse en caso de pretender imponer una sanción disciplinaria. Aunque este corresponde, en esencia, al procedimiento ya previsto en la Reforma Laboral, la Circular precisa que deberá surtirse, como mínimo, a través de las siguientes etapas:
- En primer lugar, el empleador deberá informar al trabajador, por escrito, sobre el inicio del proceso disciplinario, describiendo los hechos, conductas u omisiones objeto de investigación e indicando una calificación provisional, precisa y concreta de las conductas presuntamente constitutivas de falta disciplinaria. Esta es, además, la oportunidad procesal pertinente para trasladar al trabajador las pruebas que respaldan la investigación. En caso de que surjan nuevas pruebas con posterioridad a la comunicación inicial, el empleador deberá ponerlas en conocimiento del trabajador y otorgarle un término razonable adicional para preparar su defensa.
- Asimismo, la Circular precisa que, desde la comunicación de apertura de la investigación y el traslado de las pruebas, deberá fijarse una fecha para la audiencia de descargos o defensa, la cual no podrá celebrarse antes de cinco (5) días hábiles. Aunque la norma no señaló expresamente si dicho término debía contabilizarse en días hábiles o calendario, el Ministerio del Trabajo sostiene que, conforme a las reglas generales de interpretación normativa, debe entenderse referido a días hábiles.
- Posteriormente, deberá emitirse una decisión escrita debidamente motivada, en la que se expliquen de manera suficiente las razones fácticas, probatorias y jurídicas que sustentan la imposición de la sanción disciplinaria.
- Finalmente, la Circular aborda la posibilidad de impugnar decisiones disciplinarias adversas. Si bien la Ley 2466 de 2025 no reguló mecanismos específicos de impugnación, el Ministerio del Trabajo señala que estos deberán estar previstos en el Reglamento Interno de Trabajo y que, dependiendo de la estructura organizacional de la compañía, podrán contemplarse recursos como reposición o apelación. Incluso, la Circular recuerda que, a falta de regulación interna, procedería la apelación.
La Circular también reconoce el derecho de acompañamiento sindical durante la investigación y la audiencia de descargos, así como la necesidad de implementar ajustes razonables para trabajadores con discapacidad cuando ello resulte necesario para garantizar el ejercicio efectivo de su derecho de defensa.
Adicionalmente, autoriza la realización de procedimientos disciplinarios mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre que se aseguren las garantías del debido proceso y la participación efectiva del trabajador.
Finalmente, la Circular establece que, aunque las pequeñas empresas con hasta diez trabajadores y los empleadores de trabajadores del servicio doméstico no están obligados a aplicar el procedimiento disciplinario ordinario en los mismos términos, sí deben respetar las garantías mínimas del debido proceso, incluyendo la notificación de los hechos imputados, la posibilidad de ejercer el derecho de defensa y la imposición de sanciones proporcionales y coherentes con el procedimiento adelantado.
De la imposición de llamados de atención.
Quizá una de las aclaraciones más importantes de la Circular está relacionada con la imposición de memorandos y llamados de atención, pues precisa que estos no siempre constituyen sanciones disciplinarias. En particular, señala que, siempre que no se encuentren previstos en el Reglamento Interno de Trabajo como una sanción preexistente y sean utilizados únicamente como una manifestación de la facultad del empleador para impartir órdenes o exigir el cumplimiento de obligaciones laborales, no será necesario agotar el procedimiento disciplinario.
No obstante, la Circular indica que, cuando el Reglamento Interno de Trabajo prevea los memorandos o llamados de atención como sanciones, o cuando su reiteración genere consecuencias disciplinarias, el empleador deberá agotar el procedimiento establecido en el reglamento, en las políticas internas y en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.
Con respecto a la obligación de actualizar el Reglamento Interno de Trabajo.
La Circular recuerda que las compañías que no hayan actualizado su reglamento deberán hacerlo dentro del plazo comprendido entre el 25 de junio de 2025 y el 25 de junio de 2026. Sin embargo, la falta de actualización del reglamento no podrá ser utilizada como razón para inaplicar las disposiciones de la Ley 2466 de 2025. En consecuencia, incluso mientras se surte la actualización formal del reglamento, las Compañías deberán ajustar sus prácticas disciplinarias a las nuevas garantías mínimas previstas en la Reforma Laboral.
El Ministerio del Trabajo reitera el entendimiento de la Corte Suprema de Justicia con respecto a la distinción entre la sanción disciplinaria y la terminación del contrato de trabajo.
Un punto central de la Circular es la distinción entre el procedimiento disciplinario y la terminación del contrato de trabajo con justa causa. Al respecto, el Ministerio del Trabajo aclara que, como regla general, el despido con justa causa no constituye una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de una facultad contractual unilateral del empleador. Por esta razón, en principio, no sería necesario agotar el procedimiento disciplinario previsto en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo antes de proceder con una terminación con justa causa.
No obstante, la Circular precisa que sí deberá agotarse el procedimiento disciplinario cuando el despido haya sido previsto como una sanción disciplinaria en el Reglamento Interno de Trabajo, convención colectiva, pacto colectivo, laudo arbitral o contrato de trabajo, o cuando exista un sistema de graduación de faltas y sanciones en el que el despido se imponga como castigo por una falta grave o gravísima.
En todo caso, aun cuando no sea exigible un proceso disciplinario formal antes del despido con justa causa, la Circular reitera que el empleador debe respetar garantías mínimas constitucionales. Entre ellas se encuentran comunicar de manera clara y específica los motivos de la terminación y brindar al trabajador una oportunidad real de ser escuchado, adoptar la decisión con inmediatez, fundamentar el despido en una causal legal efectivamente configurada.
En conclusión, la Circular resulta particularmente útil para resolver varias de las discrepancias e incertidumbres interpretativas que surgieron con ocasión de la Reforma Laboral en materia disciplinaria. Asimismo, consideramos positivo que la Circular continúe reconociendo un margen importante de autonomía y libertad de configuración en favor del empleador respecto de las reglas aplicables previstas en el Reglamento Interno de Trabajo. Así, aunque la norma establece un procedimiento mínimo que debe observarse para la imposición de sanciones disciplinarias, el Reglamento Interno de Trabajo sigue siendo el principal instrumento jurídico mediante el cual la compañía puede regular situaciones propias de su operación y ajustar el procedimiento disciplinario a sus necesidades funcionales, capacidades administrativas y dinámicas operativas.
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