El pasado 27 de agosto de 2021, la Junta Directiva del Banco de la República expidió la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83 (“Circular DCIP-83”), que remplaza en su totalidad la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 (vigente hasta el 31 de agosto de 2021) y mediante la cual se creó el Nuevo Sistema de Información Cambiaria (“SIC”).
A continuación presentamos algunas de las principales características del SIC que, en esta primera etapa[1] y a partir del 1º de septiembre de 2021, modifica los procedimientos relacionados con el registro, sustitución y cancelación de inversiones internacionales sin movimiento de divisas. Así, a partir de dicha fecha este tipo de operaciones se realizarán de manera electrónica y únicamente a través del SIC. Por lo tanto, ya no resulta aplicable el Formulario No. 11, el Formulario No. 11A ni el Formulario No. 12, según se explica en detalle más adelante.
1. Registro, sustitución y cancelación de inversiones internacionales sin movimiento de divisas
De acuerdo con lo mencionado anteriormente, desde el 1º de septiembre de 2021, todas las operaciones correspondientes al registro (distinto del registro automático derivado de la transferencia de divisas), sustitución y cancelación de las inversiones internacionales, tanto del exterior en Colombia como de Colombia en el exterior, deberán ser registradas a través del SIC, directamente por los inversionistas internacionales y/o las empresas receptoras, sin que proceda la radicación (física y/o vía correo electrónico) de documentos ante el Banco de la República.
En consecuencia, el Formulario No. 11 y el Formulario No. 11 A que hasta el 1º de septiembre de 2021 debían ser radicados ante el Banco de la República para solicitar el registro de las inversiones internacionales que no implicaran una transferencia de divisas o que provinieran de un proceso de reorganización empresarial (fusiones y/o escisiones), desaparecen y son remplazados por la Declaración de Registro de Inversiones Internacionales que debe ser transmitida a través del SIC.
Así mismo, el Formulario No. 12 mediante el cual se solicitaba el registro de las cancelaciones de inversiones internacionales desaparece y lo remplaza la Declaración de Cancelación de Inversiones Internacionales, que debe ser también transmitida única y exclusivamente a través del SIC.
En todo caso, los plazos aplicables para la solicitud de los registros de sustitución y cancelación de inversiones internacionales siguen siendo los mismos, es decir, 6 meses desde la fecha de perfeccionamiento de la operación correspondiente. En esa medida, y para efectos de no incumplir el plazo anteriormente establecido, se debe tener presente que los trámites que se realicen a través del SIC se entenderán registrados o informados en la fecha de su transmisión.
Vale la pena mencionar que el Formulario No. 13, anteriormente conocido como la declaración de “Registro de inversión suplementaria al capital asignado y actualización de cuentas patrimoniales – Sucursales del Régimen Especial” desaparece igualmente y es remplazado por la Declaración de Registro de Inversión Suplementaria al Capital Asignado (ISCA), la cual sólo podrá ser transmitida igualmente a través del SIC.
En cuanto a los nuevos procedimientos aplicables a las operaciones de registro, sustitución y cancelación de los registros de inversiones internacionales, en adición a los anteriormente mencionados, se crea un procedimiento complementario correspondiente a las “Solicitudes Especiales”, las cuales, contrario a las declaraciones relacionadas en acápites anteriores, sí deben presentarse directamente ante el Banco de la República mediante correo electrónico[2], con el fin de solicitar el registro o cambio de una operación que no pueda realizarse directamente a través del SIC. Este sería el caso, por ejemplo, de (i) las solicitudes de unificación de identificación de los inversionistas internacionales y/o empresas receptoras de inversión; (ii) la cancelación de la inversión extranjera como consecuencia de la pérdida de la condición de no residente del respectivo inversionista; (iii) los cambios a Declaraciones de Cancelación de Inversiones Internacionales o Declaraciones de Registro de Inversiones Internacionales transmitidos con ocasión de una recomposición de capital; (iv) los cambios a Declaraciones de Registro de Inversiones Internacionales derivados de la capitalización de avales y garantías siempre que hayan sido informados después del 25 de mayo de 2018; y (v) las modificaciones a las operaciones realizadas con anterioridad al 1º de diciembre de 2003.
2. Modificación o cambios en la información de los registros
A partir del 1º de septiembre de 2021, ya no será necesario acudir al Banco de la República ni radicar documentos directamente ante dicha entidad, para solicitar la modificación de los registros de inversiones internacionales (tanto del exterior en Colombia como de Colombia en el exterior). Lo anterior, en la medida en que, con ocasión de la expedición de la Circular DCIP-83 y la creación del SIC, toda la información de los registros de las inversiones internacionales podrá modificarse, en cualquier tiempo, a través del SIC siempre y cuando dichas modificaciones no generen inconsistencias en los registros del Banco de la República. Dichas modificaciones podrán ser realizadas directamente por los inversionistas y/o por los representantes legales de las empresas receptoras. Así, los inversionistas (residentes y/o no residentes), sus apoderados o el representante legal de la empresa receptora correspondiente podrán modificar los registros de inversiones internacionales ante el Banco de la República cuando existan inconsistencias o diferencias entre la información de la base de datos del Banco de la República y los registros corporativos correspondientes. Para estos efectos, se debe transmitir a través del SIC una Declaración de Registro de Inversiones Internacionales o una Declaración de Cancelación de Inversiones Internacionales bajo la causal de cancelación “Ajuste especial de registros de inversión”.
En todo caso, es muy importante tener en cuenta que las autoridades competentes (Superintendencia de Sociedades) podrán siempre y en cualquier momento investigar si las modificaciones que se realicen a través del SIC cumplen con los requisitos establecidos en la reglamentación cambiaria para estos efectos, así como verificar que los cambios no hayan sido realizados con fines fraudulentos o sin corresponder a la realidad de las operaciones respectivas. A este respecto, se debe mencionar que, entre otras características, el SIC permitirá y facilitará el intercambio de información entre el Banco de la República y las autoridades de inspección, vigilancia y control del régimen cambiario, especialmente en lo que tiene que ver con las inversiones internacionales.
No obstante lo anterior, no podrán ser objeto de modificación los siguientes datos: (i) los Formularios No. 15 “Conciliación patrimonial – empresas y sucursales del régimen general” ya presentados bajo las normas que exigían su presentación[3]; (ii) los registros de inversión extranjera derivada de la capitalización de endeudamientos externos, los cuales deben realizarse mediante la anulación del registro inicial y la realización de un nuevo registro; (iii) la cancelación de registros de inversión extranjera con ocasión de un cambio de residencia para efectos cambiarios; y (iv) los registros de inversión financiera y en activos en el exterior registrados en el Sistema Estadístico Cambiario con el antiguo Formulario No. 11.
3. Régimen de transición
Teniendo en cuenta la creación del SIC y su entrada en funcionamiento desde el 1º de septiembre de 2021, la Circular DCIP-83 estableció un régimen de transición para aquellas operaciones cuyo registro fue solicitado ante el Banco de la República con anterioridad a la entrada en vigencia de la referida Circular DCIP-83 (es decir, el 1º de septiembre de 2021), así:
(i) Si al 1° de septiembre de 2021 existe un trámite radicado ante el Banco de la República (por ejemplo, sustituciones o cancelaciones de inversiones internacionales) que no ha sido resuelto, el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República podrá:
(a) Completar y confirmar el registro solicitado sin observaciones a través del SIC y enviar la respuesta a la dirección de notificación correspondiente;
(b) Formular observaciones (requerimientos de información) a la solicitud y remitir las instrucciones para que el solicitante realice nuevamente el respectivo trámite a través del SIC.
(ii) Si después del 1° de septiembre de 2021 el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República recibe la respuesta del solicitante a un requerimiento de información expedido antes de dicha fecha, el Banco de la República dará respuesta a la dirección de notificación del peticionario, con las instrucciones necesarias para que el solicitante realice el trámite correspondiente directamente a través del SIC.
Es importante tener en cuenta que, en aquellos casos en los cuales el Banco de la República conteste las solicitudes de registro, en los términos anteriormente mencionados, otorgando instrucciones para completar los registros directamente a través del SIC, se deberá enviar una Solicitud Especial al correo electrónico [email protected], dirigida al Departamento de Cambios Internacionales y Pagos, relacionando el número de radicado del trámite inicial y el número de registro final. Lo anterior, con el fin de que el Banco de la República tenga en cuenta la fecha inicial de presentación de la solicitud respectiva y no la de transmisión final a través del SIC, de manera que, en el caso de los registros de sustitución y cancelación sujetos al plazo de seis (6) meses, no se entiendan extemporáneos (teniendo en cuenta que, como se mencionó anteriormente, los trámites que se presenten a través del SIC se entenderán registrados o informados en la fecha de su transmisión).
4. Aspectos prácticos del nuevo SIC y representación de Actores
Si bien los procedimientos aplicables a los registros de nuevas inversiones (que no impliquen transferencia de divisas), sustituciones y cancelaciones de inversiones internacionales fueron modificados a partir del 1º de septiembre de 2021 con la entrada en vigencia del SIC, se debe tener presente que los fundamentos legales esenciales del régimen de inversiones internacionales no cambiaron. Es por esto que, por ejemplo, sigue vigente el principio en virtud del cual las inversiones internacionales se deberán registrar en el Banco de la República (ahora a través del SIC) por los inversionistas, sus apoderados o los representantes legales de las empresas receptoras de la inversión.
En esa medida, es importante tener presente algunos aspectos prácticos y algunos conceptos nuevos introducidos por el SIC, para efectos de que los inversionistas, sus apoderados o los representantes legales de las empresas receptoras, según sea el caso, puedan acceder al SIC y tramitar los registros correspondientes.
Algunas de las definiciones más relevantes a tener en cuenta para el funcionamiento del SIC son las siguientes:
(i) Actor: Corresponde al inversionista (colombiano o extranjero) y/o la empresa receptora de la inversión. Los actores pueden ser de diversa naturaleza: (a) Personas naturales (residentes o no residentes) que se pueden identificar en el SIC con el número de registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, código de no residente (NR) o número de identificación tributaria (NIT); (b) Personas jurídicas (residentes o no residentes) que se pueden identificar en el SIC con el número de identificación tributaria (NIT) o con el código de no residente (NR); y (c) Entidades sin personería jurídica (residentes o no residentes), que corresponden, por ejemplo, a los patrimonios autónomos, fondos de inversión colectiva y/o fondos de capital privado, y que se pueden identificar con el número de identificación tributaria (NIT), el código de patrimonio autónomo (PA) o, en el caso de no residentes, con el código de no residente (NR) o NIT.
Lo anterior, en el entendido que la definición de residente y no residente para efectos cambiarios sigue siendo la misma, es decir, aquella establecida en el artículo 2.17.1.2 del Decreto 1068 de 2015[4].
(ii) Usuario: es la persona natural habilitada para ingresar e interactuar en el SIC, en nombre propio o por cuenta de un tercero (ej. Actor). El usuario debe ser mayor de edad y estar identificado con un tipo de identificación válido en Colombia (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o NIT).
De acuerdo con lo anterior, la interacción con el SIC la tiene siempre el “Usuario” (que puede tener la calidad de Actor o no).
(iii) Representación de Actores: Es importante tener en cuenta que, según se mencionó algunos acápites más arriba, siguen siendo los inversionistas, sus apoderados o los representantes legales de las empresas receptoras los responsables de cumplir con los requisitos de registro, sustitución y cancelación de las inversiones internacionales ante el Banco de la República. En esa medida, los Actores (que pueden ser los inversionistas y/o las empresas receptoras) pueden registrar sus operaciones directamente o a través de apoderados (que, según lo establecido anteriormente, tendrían la calidad de “Usuarios” del SIC).
Así, para la actuación a través de apoderados y/o representantes legales (Usuarios), será necesario registrar el vínculo de representación del Actor, el cual se acreditará ya sea (a) mediante la presentación de un certificado de existencia y representación legal digital o con un poder debidamente otorgado, ya sea (b) con un registro previo del vínculo de representación, realizado por el Actor.
El vínculo de representación puede ser registrado (a) directamente por el Actor persona natural que tenga igualmente la calidad de Usuario del SIC, en cuyo caso no se requerirá adjuntar ningún documento soporte que acredite la representación; (b) por el apoderado, en cuyo caso se requerirá adjuntar los documentos que acrediten dicha representación (ej. poder con cumplimiento de todos los requisitos aplicables), lo cual quedará sujeto a la aprobación del Banco de la República; y (c) por el representante legal del Actor persona jurídica, en cuyo caso deberá adjuntar un certificado de existencia y representación legal digital en el que conste tal calidad (en caso de ser un no residente, se debe adjuntar el documento que haga las veces del certificado de existencia y representación legal).
Sobre este particular, vale la pena mencionar que un Usuario puede delegar la representación del Actor en otro Usuario, siempre que se encuentre autorizado expresamente para ello y esta facultad de delegación haya sido registrada en el SIC. En este caso no será necesario adjuntar ningún documento soporte. Adicionalmente, un Usuario tiene la capacidad de registrar un vínculo de representación del que no sea parte, es decir, el Usuario puede registrar a un tercero facultado para representar a un Actor, siempre que éste así lo haya autorizado. En este caso, será indispensable adjuntar los documentos soporte de dicha autorización y de las facultades del tercero, todo lo cual debe ser aprobado por el Banco de la República.
(iv) Documentos e información requerida para acreditar la representación legal: Los documentos y la información que se debe presentar ante el SIC para acreditar el vínculo de representación son los siguientes (entre otros, dependiendo de la calidad del Actor y del Usuario):
(a) Identificación del representante y representado.
(b) Tipo de representación:
i. En el caso de administrador fiduciario o de fondos de inversión: el certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia y el contrato de constitución del patrimonio autónomo, encargo fiduciario, del fondo de inversión o su modificación.
ii. Representante legal persona jurídica: certificado de existencia y representación legal.
ii. Representante legal sociedad absorbente o beneficiaria: certificado de existencia y representación legal.
(c) Facultades otorgadas: se debe establecer expresamente el tipo de operaciones que se pueden realizar en el SIC por parte del representante respectivo, por ejemplo, el registro y la consulta de operaciones y la gestión de Solicitudes Especiales.
(d) Vigencia del vínculo de representación: es decir, se debe establecer expresamente el período durante el cual el representante del Actor puede registrar las operaciones en el SIC.
(e) Facultad del representante para delegar la representación otorgada por el Actor: se debe establecer expresamente si el representante del Actor tiene la facultad de delegar en terceros el vínculo de representación.
En todo caso el Actor, directamente (cuando tenga la calidad de Usuario) o a través de su representante (Usuario), podrá siempre y en todo momento actualizar el vínculo de representación, según lo considere necesario y sujeto a las restricciones establecidas para el efecto en la Circular DCIP-83 (por ejemplo, no se puede modificar la naturaleza del Actor, entre otros).
Se espera que la implementación del SIC permita agilizar los procedimientos y hacer más eficiente el registro de las operaciones relacionadas con las inversiones internacionales, en la medida en que no hará falta la intervención del Banco de la República en los registros, tal y como sucedía antes del 1º de septiembre de 2021 cuando el Banco de la República debía aprobar siempre cualquier registro solicitado, según lo explicado anteriormente.
[1] El Nuevo Sistema de Información Cambiaria será implementado en 3 etapas, en el entendido que “La segunda y la tercera fase se pondrá en marcha en 2023, año en el cual se incluirán novedades en la transmisión de declaraciones de cambio y sus operaciones asociadas, en el informe y en las modificaciones de créditos externos, en la transmisión de información cambiaria suministrada por los titulares de cuentas de compensación, y en la recepción de información cambiaria requerida a sectores particulares como el petrolero, concesionarios de servicios de correos, entre otros.” https://www.banrep.gov.co/es/material-apoyo-nuevo-sistema-informacion-cambiaria/videos
[2] [email protected]
[3] Al respecto, por favor tener en cuenta que desde el año 2017, no es necesaria la presentación del Formulario No. 15. Boletín del Banco de la República No. 33, del 24 de septiembre de 2018.
[4] “Artículo 2.17.1.2. Definición de residencia para fines cambiarios. Sin perjuicio de lo establecido en tratados internacionales y leyes especiales, para efectos del régimen cambiario: 1. Se consideran como residentes: (a) Las personas naturales nacionales colombianas que habiten en el territorio nacional o las extranjeras que permanezcan continua o discontinuamente en el país por más de ciento ochenta y (183) días calendario, incluyendo los días de entrada y de salida del país, durante un periodo de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario consecutivos; y (b) Las entidades de derecho público, las personas jurídicas, incluidas las entidades sin ánimo de lucro, que tengan su domicilio principal en el país. Igualmente, tienen la condición de residentes para efectos cambiarios las sucursales de sociedades extranjeras establecidas en el país. 2. Se consideran como no residentes: a) las personas naturales nacionales colombianos o extranjeros que no cumplan la condición de permanencia prevista en literal a) del numeral 1 de este articulo; b) Las personas jurídicas que no tengan su domicilio principal dentro del territorio nacional, incluidas aquellas sin ánimo de lucro, y c) Otras entidades que no tengan personería jurídica ni domicilio dentro del territorio nacional.”
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El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.
