El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar las instrucciones contenidas en la circular externa 100-000004 de fecha 9 de abril de 2021 expedida por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “Circular Externa”), en lo que concierne a la modificación de ciertas disposiciones previamente informadas a través de boletín informativo acerca del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral frente al lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (en adelante, “SAGRILAFT”).
1. Plazo de cumplimiento del SAGRILAFT: Se modificó el plazo que tienen las empresas obligadas a dar cumplimiento al régimen de SAGRILAFT del 31 de mayo de 2021, hasta el 31 de agosto de 2021.
2. El Oficial de Cumplimiento: Se modificaron los requisitos generales que deberá cumplir y acreditar el oficial de cumplimiento, de acuerdo con los términos expuestos a continuación:
2.1. Requisitos generales del Oficial de Cumplimiento:
2.1.1. Tener un título profesional;
2.1.2. Encontrarse vinculado a través de un contrato laboral, un contrato de prestación de servicios o estar asociado a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios, la cual haya sido contratada por la empresa obligada para tal efecto.
2.1.3. Acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados con la administración del SAGRILAFT;
2.1.4. Acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar.
2.1.5. Encontrarse domiciliado en Colombia.
2.1.6. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. Para el efecto, no deberá entenderse que la presente prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno.
2.1.7. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.
2.1.8. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
2.1.9. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
2.1.10. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
2.2. Oficiales de cumplimiento de sucursales de sociedad extranjera: Se estableció que, cuando la empresa obligada sea una sucursal de sociedad extranjera, el nombramiento del Oficial de Cumplimiento deberá efectuarse por el órgano social competente de la casa matriz, y será ante este mismo órgano que deberán realizarse los reportes correspondientes.
3. Debida diligencia intensificada: La debida diligencia intensificada a los PEP (Personas Expuestas Políticamente) se extenderán a: (i) los cónyuges o compañeros permanentes del PEP; (ii) los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; (iii) los asociados de una PEP, cuando el PEP sea socio de, o esté asociado a, una persona jurídica y, además, sea propietaria directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la persona jurídica, o ejerza el control de la persona jurídica, en los términos del artículo 261 del Código de Comercio.
4. Sanciones: El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en la Circular Externa podrá dar lugar a la imposición de las sanciones o multas, sucesivas o no, pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, revisor fiscal o a sus administradores, hasta por un monto de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.
No duden en contactar a Brick Abogados si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.