DIAN define el concepto de beneficiario final y crea el Registro Único de Beneficiarios Finales

Resolución 164 de 27 de diciembre de 2021 de la DIAN

Con la expedición de la Resolución 000164 de 27 de diciembre de 2021 de la DIAN (en adelante la “Resolución”), se reglamentaron los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario (en adelante, “ET”) que definen el concepto de beneficiario final y crean el Registro Único de Beneficiarios Finales (en adelante “RUB”). Esta resolución entró a regir a partir del 15 de enero de 2022.

 

1. Introducción

 

De acuerdo con comunicado de la DIAN del 14 de enero de 2022, “esta normatividad se expide con el propósito de contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la evasión fiscal, y en cumplimiento de las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional – GAFI y el Foro Global sobre Transparencia e Intercambio de Información de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos – OCDE”. De hecho, el parágrafo 2 del artículo 631-5 ET establece que dicho artículo debe interpretarse de acuerdo con las recomendaciones actualizadas del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), y sus respectivas notas interpretativas. Al respecto, hay que tener en cuenta que con la última revisión de las recomendaciones que se aprobó por el pleno de GAFI en febrero del 2012 se integraron las 9 Recomendaciones Especiales en las 40 Recomendaciones contra el lavado de activos. La Resolución entra a regir a partir del 15 de enero de 2022

 

2. Conceptos adicionales definidos

 

El artículo 631-5 ET ya había definido los conceptos de beneficiarios finales de una persona jurídica y de una estructura sin personería jurídica. La Resolución define específicamente los siguientes conceptos adicionales:

  • Beneficiario condicionado
  • Conjuntamente
  • Control
  • Control efectivo y/o control final
  • Estructura sin personería jurídica o similares
  • Titularidad directa e indirecta

La Resolución también establece los criterios para determinar el beneficiario final de las personas jurídicas y de las estructuras sin personería jurídica o similar.

 

3. Sujetos obligados a suministrar información en el RUB

 

El artículo 631-6 ET estableció que el RUB hace parte integral del Registro Único Tributario (en adelante, “RUT”). La Resolución prevé quienes están obligados a suministrar información en el RUB, así:

 

  • Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 ET, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren Inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
  • Establecimientos permanentes de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 ET.
  • Estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos:
  1. Las creadas o administradas en la República de Colombia.
  2. Las que se rijan por las normas de la República de Colombia.
  3. Las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia.
  4. Personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería o similares cuyo valor de los activos ubicados en la República de Colombia representen más del cincuenta por ciento (50%) del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, según sus estados financieros.
  5. Las sociedades de economía mixta, sin perjuicio de su calidad de entidades descentralizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 68 de la Ley 489 de 1998.

No están obligados a suministrar información en el RUB:

  • Las entidades, establecimientos u organismo públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el 100% de su participación sea público.
  • Las embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

4. Contenido del RUB y obligados a suministrar información

 

Los obligados a suministrar información en el RUB deben indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales:

  • Tipo de documento
  • Número de identificación y país de expedición
  • Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición
  • Nombres y apellidos
  • Fecha y país de nacimiento
  • País de nacionalidad
  • Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico
  • Criterios de determinación del beneficiario final
  • Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica
  • Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar
  • Fecha desde la cual llene la calidad de beneficiario final o existe la condición
  • Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición

5. Oportunidad para suministrar y actualizar la información en el RUB

 

  • El suministro inicial de la información en el RUB debe efectuarse de manera electrónica por parte de las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas con anterioridad al 15 de enero de 2022, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar el 30 de septiembre de 2022; suministrando la información correspondiente a la fecha en que se efectúa el suministro de la misma.
  • Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas a partir del 15 de enero de 2022, deberán efectuar el suministro inicial de la información en el RUB de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el RUT o a la inscripción en el Sistema de Identificación de Estructura Sin Personería Jurídica (en adelante “SIESPJ”), suministrando la información correspondiente a la fecha en que se efectúa el suministro de la misma.
  • Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares deberán actualizar la información suministrada en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB ante cualquier modificación de la misma. La actualización deberá realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, determinando si, al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo modificaciones respecto de la información suministrada en el RUB.

De existir modificaciones, se deberá actualizar la información suministrada en el RUB dentro del mes siguiente, contado a partir del primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda. De no existir modificaciones en las fechas señaladas, los obligados a suministrar información no deberán realizar ninguna actualización en el RUB.

 

6. Inscripción en el SIESPJ para las estructuras sin personería jurídica o similares que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT

 

  • Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas con anterioridad al 15 de enero de 2022, que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, deberán inscribirse en el SIESPJ, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar el 30 de septiembre de 2022.
  • Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas a partir del 15 de enero de 2022, deberán inscribirse en el SIESPJ, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar dentro del mes siguiente a su creación.
  • El administrador, gestor o representante de la estructura sin personería jurídica o similar será quien deba realizar la inscripción y actualización en el SIESPJ, y el cargue del documento soporte de creación. En ausencia de administrador, gestor o representante, deberá efectuar la inscripción quien para ello designen las partes. Para este efecto deberán actualizar de manera previa su Registro Único Tributario – RUT, incluyendo el código “Administradores de Estructuras Sin Personería Jurídica” en la casilla 89.
  • Las estructuras sin personería jurídica o similares deberán actualizar la información suministrada en el SIESPJ ante cualquier modificación de la misma. La actualización deberá realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización.
  • Cuando la estructura sin personería jurídica o similar cambie de gestor, representante o administrador, se deberá cargar el documento soporte del cambio de gestor, representante o administrador, sin necesidad de inscribir nuevamente la estructura sin personería jurídica o similar.
  • El Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (en adelante “NIESPJ”) constituye la identificación de las estructuras sin personería jurídica o similares que, de acuerdo con las disposiciones normativas, no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT. El SIESPJ asignará un NIESPJ a cada estructura sin personería jurídica o similar que no se encuentre obligada a inscribirse en el Registro Único Tributario – RUT y efectúe su inscripción según lo dispuesto en la Resolución.

7. Obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información solicitada en la Resolución.

 

Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tienen la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información solicitada en la Resolución. Para este efecto, tendrán la obligación de suministrar la información que les sea requerida por parte de los obligados a suministrar la Información en el RUB. En este sentido, la Resolución dispone que el deber de debida diligencia corresponde a la realización de todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, así como la demás información solicitada, incluido el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona Jurídica, estructura sin personería Jurídica o similar

 

Si después de haber agotado todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, no fuese posible identificar a uno o más de estos, se deberá indicar tal situación en el RUB y exponer los motivos que sustenten dicha situación. En todo caso, los obligados a suministrar información en el RUB que no logren identificar sus beneficiarios finales, deberán procurar obtener la información respecto de estos y, una vez identificados, deberán actualizar la información dentro del término establecido en la Resolución.

 

8. Deber de conservación de soportes de información suministrada en el RUB

 

La Resolución determina que los obligados a suministrar información en el RUB deberán conservar los soportes de la información suministrada y la debida diligencia realizada, por el termino de 5 años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina la información en el RUB. Además, cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar sea liquidada o finalizada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos los 5 años siguientes contados a partir del 1° de enero del año siguiente a la liquidación.

 

9. Mecanismos de suministro de información ante inconvenientes técnicos atribuibles a la DIAN

 

La Resolución establece que cuando por inconvenientes técnicos atribuibles a la DIAN, el obligado a suministrar la información no pueda cumplir con la presentación electrónica de esta, tendrá la obligación de suministrar la información dentro de los 5 días hábiles siguientes a que la DIAN comunique oficialmente el restablecimiento de los servicios informáticos, sin que ello implique extemporaneidad en la presentación

 

Cuando el obligado a suministrar información en el RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 ET el cual se refiere a las sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT.

 

En caso de que la información sea solicitada por la administración tributaria, y la misma no sea suministrada, no se suministre dentro del plazo establecido para ello o el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 ET relativo a la sanción por no enviar información o enviarla con errores.

 

Cuando las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares no suministren la información y/o suministren información falsa al obligado a suministrar la información en el RUB, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales.

 

El abuso en las obligaciones de suministro de la información se entenderá como provecho tributario obtenido por la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar de acuerdo con lo previsto en el artículo 869 ET y la Resolución 000004 del 07 de enero de 2020, que prevé que La DIAN podrá recaracterizar o reconfigurar las operaciones o serie de operaciones artificiosas sin razón o propósito económico o comercial aparente que tengan como finalidad el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el reporte de información. Para estos efectos, el abuso en las obligaciones de reportar la información se entenderá como provecho tributario obtenido por el individuo, entidad o institución financiera.

 

10. Naturaleza confidencial de información suministrada en el RUB

 

La Resolución precisa que la información suministrada en el RUB es de carácter reservado pero las entidades que sean autorizadas mediante ley, podrán tener acceso a la información, previa celebración de un convenio interadministrativo, y exclusivamente para el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, por medio de las cuales ejerzan inspección, vigilancia y control, tengan funciones de investigación fiscal o disciplinarias u orientadas a combatir el lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno trasnacional, conglomerados e intervención por captación no autorizada. Las especificaciones técnicas de la información solicitada en la Resolución se encuentran contenidas en el Anexo 1 – Anexo Técnico, el cual hace parte integral de la misma.