Conozca si está obligado a registrar sus bases de datos en el RNBD y cuándo debe registrar actualizaciones de las mismas

Tipo de Persona Jurídica

Valor de Activos

Vencimiento del Plazo

Sociedades y Entidades sin Ánimo de Lucro

Activos totales superiores a 100.000 UVTs (para 2022 es COP$3.800.400.000)

A más tardar dentro de los 2 meses siguientes de la creación de las bases de datos.

Personas jurídicas de naturaleza pública

N.A.

A más tardar dentro de los 2 meses siguientes de la creación de las bases de datos.

Inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2022, la suma de $3.800.400.000

Dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de creación de la base de datos.

Esta obligación consiste en aportar cierta información sobre las bases de datos en el sistema del RNBD, tales como:

1.       Nombre de la base de datos

2.       Finalidades del tratamiento

3.       Número de titulares cuyos datos están siendo tratados

4.       Lugar de almacenamiento de las bases de datos (física, automatizada en servidores propios o externos, entre otros)

5.       Encargados del tratamiento (en caso de que aplique)

6.       Canales de atención del responsable y del encargado del tratamiento

7.       Medidas de seguridad adoptadas en relación con las bases de datos

8.       Tipo de datos objeto de tratamiento (identificación, ubicación, datos sensibles, datos de contenido socioeconómico, entre otros).

*Importante: El registro de las bases de datos no implica que el responsable deba subir sus bases de datos al RNBD, sólo contestar el formulario por cada una de las bases de datos, aportando la información señalada anteriormente.

Actualización Anual de las bases de datos ante el RNBD

Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2022, la suma de $3.800.400.000

Actualización de bases de datos registradas: 31 de marzo de cada año calendario.

Consiste en actualizar el formulario de cada una de las bases de datos registradas con la información que ha variado en el año y que no ha sido reportada anteriormente ante la SIC.

La información que se pide en el proceso de actualización es la misma que en el proceso de creación del registro de las bases de datos, únicamente se modifican los datos que hayan cambiado.

Actualización de cambios sustanciales en las bases de datos ante el RNBD

Todos los sujetos obligados, cuando haya un cambio sustancial en las bases de datos.

Se entiende por cambio sustancial:

1.       Los que se relacionen con la finalidad del tratamiento;

2.       El Encargado del Tratamiento,

3.       Los canales de atención al Titular;

4.       La clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos;

5.       Las medidas de seguridad de la información implementadas;

6.       La Política de Tratamiento de la Información; y

7.       La transferencia y transmisión internacional de datos personales.

Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada

Es el mismo procedimiento de actualización de las bases de datos señalado anteriormente. En este caso sólo se modifica la información relacionada con el cambio sustancial que se vaya a reportar.

Actualizar la información de reclamos presentados por titulares

Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2022, la suma de $3.800.400.000

Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año.

En el RNBD al ingresar hay una pestaña que dice “Reporte de Novedades”, se hace click en esta pestaña y aparece un aparte de reporte de número de reclamaciones para el primer o segundo semestre del año. En este aparte se indican el número de reclamaciones que recibió el Responsable en el semestre, si no recibió ninguna, se debe poner el número cero.