A continuación les recordamos algunos de los próximos vencimientos de plazos en relación con el registro de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario, esto es, COP$4.241.200.000. Lo anterior, sin perjuicio de lo informado a ustedes en nuestro boletín informativo anual para el año 2023, el cual les enviamos al inicio de este año:
| Obligación | Sujetos obligados | Fecha máxima de cumplimiento |
| Presentación de reporte de reclamos presentados por titulares de datos en el segundo semestre del año 2022 a través del RNBD de la SIC. Este reporte se debe hacer aún si el número de reclamos es cero. | Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2023, la suma de $4.241.200.000. | 21 de febrero de 2023 |
| Inscripción y/o actualización de las bases de datos ante el RNBD de la SIC. | Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2023, la suma de $4.241.200.000. | Actualización de bases de datos registradas: 31 de marzo de 2023. Inscripción en el RNBD: dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de creación de la base de datos. Actualización cambios sustanciales en bases de datos: dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes. |
Para efectos de lo anterior, a continuación explicamos a qué se refiere la obligación de inscribir, actualizar y reportar cambios sustanciales en bases de datos en el RNBD de la SIC:
- Inscripción de Bases de Datos: La inscripción de las bases de datos en el RNBD de la SIC no implica que el sujeto obligado debe aportar o cargar la base de datos objeto de registro al RNBD. Esta obligación lo que implica, es que el sujeto obligado aporte copia de su política de tratamiento de datos personales y responda algunas preguntas que hace el sistema de la SIC sobre el contenido de la base de datos, tales como, el número de titulares de los datos personales, tipo de datos personales objeto de tratamiento, medidas de seguridad de la base de datos, transmisión o transferencia de la base de datos, entre otro tipo de información.
- Actualización anual de Bases de Datos: Se refiere al reporte de cualquier cambio o novedad en relación con la información registrada sobre las bases de datos inscritas en el RNBD, como, por ejemplo, número de titulares en la base de datos, finalidades del tratamiento de los datos personales, medidas de seguridad de la información, tipo de datos objeto de tratamiento (tales como, datos generales de identificación, datos biométricos, entre otros), tratamiento de datos sensibles, transmisión o transferencia de la base de datos, entre otro tipo de información.
- Reporte de cambios sustanciales en Bases de Datos: La SIC ha definido como cambio sustancial todo aquel que se relacione con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. En esta medida, cualquier cambio relacionado con esta información en las bases de datos inscritas en el RNBD, se deberá actualizar dentro del término señalado anteriormente.
No dude en contactar a María del Pilar Duplat (mpduplat@brickabogados.com) o a Jorge Castaño (jcastano@brickabogados.com) si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.