Preparado por Mariana Rojas Forero
Secretaría Jurídica Distrital de Bogotá, modifica los plazos para presentación de Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) para Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL).
Circular 013 de 2023 modifica parcialmente la Circular 058 del 18 de noviembre de 2022 que imparte “Instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial”.
A partir de la expedición de la Ley 2195 de 2022, todas las Entidades Sin Ánimo de Lucro (las “ESAL”) que se encuentren bajo inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C-es decir aquellas cuyo domicilio principal sea en Bogotá D.C- hacen parte de las entidades obligadas a contar con Programa de Transparencia y Ética Empresarial (el “PTEE”). Seguido de lo anterior, la Secretaría Jurídica Distrital de Bogotá publicó la Circular 058 de noviembre de 2022, en la cual se emitieron instrucciones para la elaboración y presentación de PTEE para ESAL domiciliadas en Bogotá. Posteriormente, con la expedición de la Circular 013 de 2023 (en adelante la “Circular”) se modificaron consideraciones relativas a (i) Requisitos para la aprobación, implementación y vigencia; (ii) Calidades que debe ostentar el responsable de su implementación y cumplimiento (el “Responsable”); y (iii) Forma y plazo para la presentación del Programa, respectivamente.
Por la tanto, con la expedición de esta Circular todas aquellas ESAL cuyo domicilio principal sea la ciudad de Bogotá, deberán implementar un PTEE.
- Ámbito de aplicación – ESAL obligadas
Dentro de la referida Circular, se estableció que existirían dos tipos de programas a saber:
Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I): obligatorio para las ESAL cuyos activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean iguales o superiores a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes o para aquellas que tengan implementado un sistema de administración de riesgos.
Programa de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado (PTEE-S): obligatorio para las ESAL cuyos activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean inferiores a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes o para aquellas que no tengan un sistema de administración de riesgos implementado.
2. Cambios implementados con la Circular
La Circular reformó concretamente los artículos 6, 7 y 8 de dicha circular relativos a: (i) Requisitos para la aprobación, implementación y vigencia; (ii) Calidades que debe ostentar el responsable de su implementación y cumplimiento (el “Responsable”); y (iii) Forma y plazo para la presentación del Programa, respectivamente.
De lo anterior, se identificó como cambios más relevantes que el PTEE deberá no solo ser aprobado por la Junta Directiva o por el máximo órgano social en su defecto, sino que deberá ser implementado por una vigencia de cuatro (4) años, periodo dentro del cual se deberá modificar el PTEE si se presenta un cambio en su estructura patrimonial o en el monto de sus activos y que, en virtud de que estas variaciones se deberá presentar el programa ajustado junto con la copia del acta respectiva tomada del libro de actas de la Junta Directiva o del máximo órgano social, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación.
Asimismo, se establece que se deberá nombrar una persona encarga para la implementación del PTEE y deberá informarse de su nombramiento a la entidad que para dicho momento ejerza inspección, vigilancia o control sobre la ESAL. Al respecto, se aclara que el Responsable de la implementación y cumplimiento de este programa no podrá ser el representante legal o revisor fiscal de la ESAL y se puntualiza que sólo para el caso de las ESAL obligadas a implementar el PTEE simplificado, el Responsable podrá ser un miembro de los órganos sociales y/o de administración.
En relación con la forma y plazo de presentación, se estableció que el programa deberá ser firmado por el representante legal de la ESAL, igualmente deberá adjuntarse la respectiva copia del acta de aprobación realizada por la junta directiva o máximo órgano social ante la entidad que al momento de presentación ejerza inspección, control o vigilancia sobre la respectiva ESAL.
3. Plazo de implementación
Finalmente, introdujo un cambio sustancial con respecto a las fechas de presentación de PTEE de las ESAL, indicando que la misma se deberá realizar a partir del próximo año, esto es a partir del 2024, adjuntando la documentación de fin de ejercicio 2023 que se debe aportar en los términos del numeral 3.2 de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital[1].
De esta manera señaló que las fechas de presentación de PTEE serían las siguientes de conformidad con el último digito del NIT de la ESAL:
| Últimos dos dígitos del NIT sin número de verificación | Plazo máximo para el envío de la información jurídica financiera (2024) |
| 01-20 | 1° semana de mayo |
| 21-40 | 2° semana de mayo |
| 41-60 | 3° semana de mayo |
| 61-80 | 4° semana de mayo |
| 81-00 | 5° semana de mayo |
Con esta modificación, se debe tener en cuenta que las ESAL deberán comprobar cada año la verificación de cumplimiento y eficacia del respectivo PTEE de conformidad con el Articulo 10 de la Circular 058 del 18 de noviembre de 2022[1].
[1] Verificación del cumplimiento y eficacia de los programas de transparencia y ética empresarial
[1] Documentos relacionados con los estados financieros de propósito general; Documentos relacionados con la reunión ordinaria del máximo órgano social; Otros documentos (3.2.3; Documentos relacionados con el proceso de disolución y liquidación.
No dude en contactar a Jorge Castaño jcastano@brickabogados.com o a Mariana Rojas mrojas@brickabogados.com si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
El presente documento ha sido reparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.