Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021 – “Modificación integral a la Circular Externa No.100-000003 del 26 de julio de 2016 y adición del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de 2017”
El pasado 9 de agosto de 2021 la Superintendencia Sociedades (“SuperSociedades”) profirió la Circular Externa No. 100-000011 (la “Circular Externa”), encaminada a actualizar los lineamientos de implementación de los Planes de Transparencia y Ética Empresarial (“PTEE”) en el país. Recordemos que mediante la Circular Externa No.100-000003 del 26 de julio de 2016 la SuperSociedades había expedido las directrices para la puesta en marcha de los PTEE con miras a la prevención de las conductas establecidas en el artículo 2 de la Ley 1778, estas son, la corrupción y el soborno transnacional, en un esfuerzo internacional en la lucha contra las conductas delictivas mencionadas y teniendo en cuenta la responsabilidad de las personas jurídicas en su comisión.
Por la tanto, con la expedición de esta nueva regulación, si la sociedad que usted representa es una sociedad vigilada que realiza negocios o transacciones internacionales, o tiene contratos con entidades estatales, lo invitamos a que lea con detenimiento esta noticia toda vez que es posible que se encuentre obligado a implementar o modificar el PTEE.
1. Ámbito de aplicación – empresas obligadas
En la normativa anterior se consagraba un ámbito de aplicación que cobijaba como entidades obligadas a la implementación de un PTEE a las sociedades vigiladas con negocios o transacciones internacionales iguales o superiores a los 100 SMLMV y a aquellas con ingresos o activos totales iguales o superiores a 40.000 SMLMV. Con el cambio normativo, la SuperSociedades amplió significativamente el espectro de entidades que están obligadas a implementar un PTEE toda vez que: (i) disminuyó el umbral de ingresos o activos totales y (ii) incluyó nuevos criterios de aplicación relacionados con contratación con entidades estatales en un claro esfuerzo de lucha contra la corrupción que afecte el patrimonio público.
Así las cosas, de conformidad con la Circular Externa estarán obligadas a implementar un PTEE:
- “Las Sociedades Vigiladas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado Negocios o Transacciones Internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, Contratista o por medio de una Sociedad Subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Sociedades Vigiladas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos mencionados en este numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Soborno Transnacional.”
- “Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos del presente numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción”
- “Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas por cumplir con los requisitos del presente numeral, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción.
Asimismo, tuvo en consideración para catalogar a una sociedad como entidad obligada, criterios y umbrales de activos o ingresos específicos respecto de sociedades vigiladas del sector: (i) farmacéutico; (ii) infraestructura y construcción; (iii) manufactura; (iv) minero-energético; (v) tecnologías de la información y las comunicaciones; (vi) comercio de vehículos y (vii) actividades auxiliares de servicios financieros. Las empresas pertenecientes a los sectores mencionados serán entidades obligadas a la implementación de un PTEE dependiendo de si cumplen o no los requisitos señalados para cada una de ellas en la Circular Externa, para la cual será necesario realizar un análisis caso a caso.
2. Acerca de los planes de transparencia y ética empresarial
Con relación a los PTEE, la Circular Externa recalcó su rol como herramienta fundamental para que las empresas obligadas logren reducir al máximo y corrijan los riesgos y contingencias de la comisión de prácticas potencialmente corruptas dentro de las organizaciones. Así, este instrumento deberá recoger y compilar todos los lineamientos de gobierno corporativo encaminados a la prevención de la corrupción y el soborno transnacional, al igual que los principios y valores de la organización de cara a la ejecución de la actividad empresarial de manera transparente. Bajo esta lógica, la Circular Externa determinó que un PTEE deberá, entre otros :
(i) Contener la identificación y evaluación del riesgo de corrupción y soborno transnacional.
(ii) Regular la gestión, límites y procedimientos, de la entrega de regalos u ofrecimientos a terceros.
(iii) Establecer los deberes específicos de los empleados expuestos al riesgo y asignación de responsabilidades.
(iv) Implementar sistemas de control y auditoría para el seguimiento de las transacciones realizadas por la compañía.
(v) Consagrar sanciones de tipo laboral o disciplinario para empleados y directivos que contravengan el PTEE y la normativa anticorrupción.
(vi) Ser actualizado mínimo cada 2 años, o en cada ocasión que exista un cambio en la actividad de la empresa obligada que implique una alteración al riesgo de corrupción y/o soborno transnacional.
(vii) En caso de soborno transnacional, se deberá realizar la traducción del PTEE a aquellos idiomas oficiales diferentes al castellano de los países en donde la empresa lleve a cabo los negocios o transacciones internacionales, con independencia de si estos se realizan a través de sociedades subordinadas, sucursales u otros establecimientos, o a través de contratistas en otras jurisdicciones.
De igual forma, la Circular Externa resalta la necesidad de la comunicación, divulgación y capacitación del PTEE y las normas anticorrupción de conformidad con los factores de riesgo identificados y consagrados por la empresa. En este aspecto, se verificará que en los planes de divulgación: (i) se establezca a detalle y de manera expresa la responsabilidad y obligaciones de los administradores y empleados; (ii) los procedimientos del PTEE respecto a los controles financieros y protocolos de reportes confidenciales; (iii) las sanciones; (iv) publicación en medios físicos o virtuales; (iv) la traducción de las formas de divulgación y capacitación a idiomas respecto de países donde opere la empresa y cuyo idioma oficial no sea el castellano (respecto al soborno transnacional); y (vi) creación de conciencia y cultura organizacional respecto a la importancia de la prevención y mitigación del riesgo de conductas corruptas o soborno transnacional, entre otras.
3. Plazo de implementación
Por último, la SuperSociedades indicó que las entidades vigiladas deberán verificar si cumplen o no con los criterios para ser entidades obligadas a la implementación de un PTEE a 31 de diciembre del año anterior, frente a lo cual tendrán hasta el 31 de mayo del año siguiente para acreditar la implementación. Teniendo en cuenta lo anterior, se consagró la obligación de notificar a la SuperSociedades la condición de entidad obligada a los 15 días hábiles del vencimiento de la obligación de implementación del PTEE, esto es, 15 días hábiles después del 31 de mayo del año siguiente al cumplimiento de los criterios para ser considerada una entidad obligada.
En este orden de ideas, y teniendo en cuenta que la Circular Externa entrará en vigencia a partir del 1 de enero del año 2022, toda empresa que cumpla los criterios para ser considerada como una entidad obligada a la implementación de un PTEE al 31 de diciembre de 2021, tendrá hasta el 31 de mayo del 2022 para la implementación del respectivo PTEE, y deberá notificar a la SuperSociedades su calidad de entidad obligada dentro de los 15 días hábiles siguientes al 31 de mayo de 2022.
No dude en contactar a Jorge Castaño jcastano@brickabogados.com o a Nicolás Castillo ncastillo@brickabogados.com si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
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El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.