El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar lo dispuesto por la Resolución No. 0000013 del 11 de febrero de 2021 (en adelante “la Resolución”) expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante “DIAN”), concerniente a la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica de la funcionalidad del documento “soporte de pago de nómina electrónica”.
1. Documento “soporte de pago de nómina electrónica”.
El documento “soporte de pago de nómina electrónica” implementado en la Resolución se configura como documento electrónico que constituye el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos relacionados con la nómina y que son realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Tal documento debe generarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, el cual se compone por:
(i) Valores devengados de nómina. En este punto, el anexo técnico de la Resolución precisa los conceptos que deben tomarse por devengos, entre los cuales se encuentran:
a) Salario (fijo o variable).
b) Bonificaciones.
c) Auxilio de transporte o conectividad, en caso de ser aplicable.
d) Pagos no constitutivos de salario.
e) Vacaciones (disfrutadas o compensadas).
f) Prestaciones sociales.
g) Viáticos.
h) Horas extras.
i) Recargos.
j) Incapacidades.
k) Licencias remuneradas y no remuneradas.
(ii) Descuentos realizados en la nómina, tales como:
a) Aportes al Sistema General de Seguridad Social.
b) Cuota sindical.
c) Sanciones.
d) Embargos.
e) Descuentos autorizados por el trabajador.
f) Préstamos.
g) Anticipos.
h) Retención en la Fuente.
(iii) Valor del total de la diferencia entre lo devengado y lo descontado.
2. Sujetos obligados.
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica como sus ajustes, corresponde a los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a los pensionados a su cargo; que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA, cuando sea aplicable.
3. Beneficiarios del pago.
Los beneficiarios del pago que deberá constar en el documento “soporte de pago de nómina electrónica” corresponden a las personas naturales que se encuentren vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pensionados que se encuentren a cargo del empleador por medio de una relación laboral.
4. Elementos que hacen parte de la nómina electrónica.
Los siguientes elementos hacen parte del sistema:
(i) El documento soporte de pago de nómina electrónica descrito en el punto (i).
(ii) Las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: corresponden a los documentos electrónicos por medio de los cuales:
a) Se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, que obedecen a errores asimétricos y de contenido que deben ser ajustados por parte del sujeto obligado.
b) Se reemplaza el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios.
c) Se elimina el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.
(iii) Las novedades reportadas dentro del periodo: Corresponde a un elemento que permite informar los eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina.
5. Contenido del documento “soporte de pago de nómina electrónica”
En primera medida, el documento deberá diligenciarse en el idioma español y utilizando el peso colombiano, sin perjuicio que el valor expresado en pesos colombianos pueda indicarse en otra moneda o en un idioma distinto, de manera adicional.
Ahora bien, el contenido mínimo del documento es el siguiente:
(i) Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado.
(iii) Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
(iv) El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE (constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento).
(v) Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
(vi) Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
(vii) Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
(viii) El valor total de la diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
(ix) El medio de pago que el sujeto obligado utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
(x) Fecha y hora de generación.
(xi) La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
(xii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
6. Periodicidad.
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Es decir, se debe acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas de manera independiente en el mes inmediatamente anterior por parte de los sujetos obligados.
7. Habilitación del software.
Los documentos “soporte de pago de nómina electrónica” deben habilitar un software, el cual incluya funcionalidad que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación de acuerdo a lo indicado por la DIAN.
Para ello, se debe obtener la habilitación de parte de la DIAN previo a la fecha máxima para iniciar a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las siguientes características:
(i) Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, a través de la página web de la DIAN, en donde se encuentra la opción de “otros documentos electrónicos” y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Señalar en el sistema de facturación los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación y si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
(iii) Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares indicados previamente.
8. Procedimiento de implementación.
Una vez se concluya el proceso de habilitación, el sujeto obligado deberá seguir el siguiente procedimiento:
(i) Generación: Deberá estructurarse la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento. Estos documentos se deberán generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, de acuerdo con el contenido obligatorio previsto para cada uno de ellos.
(ii) Transmisión: Deberá remitirse a la DIAN la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento.
(iii) Validación: Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, la DIAN generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de estos documentos y registrará en sus bases de datos el documento electrónico.
9. Calendario de implementación.
Los sujetos obligados que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios:
(i) Calendario para sujetos de acuerdo con el número de empleados
(ii) Calendario de implementación permanente: Los nuevos sujetos obligados tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tienen hasta el 31 de marzo de 2022 para iniciar la habilitación del sistema y hasta el 31 de mayo de 2022 cómo fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión.
Calendario de implementación para sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos obligados, tienen plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.
10. Interoperabilidad
Los sujetos obligados deberán realizar todas las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Para ello, deberán:
(i) Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
(ii) Utilizar lenguajes tecnológicos de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos.
11. Tratamiento de datos personales.
El sujeto obligado solo podrá usar la información contenida en el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, para asegurar el cumplimiento de la obligación de generar y transmitir, para validación de la DIAN, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En consecuencia, no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados por la normatividad vigente.
No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo jcastano@brickabogados.com y/o a Boris Alfaro Castillo balfaro@brickabogados.com si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.
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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.