Circular externa 100-000001 – Superintendencia de Sociedades

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar las instrucciones contenidas en la circular externa 100-000001 de fecha 2 de marzo de 2021 (en adelante, la “Circular Externa”) expedida por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “SuperSociedades”), en lo que concierne a las instrucciones frente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social en virtud de lo dispuesto en el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021.

La presente normatividad fue desarrollada en el marco de la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, con la finalidad de controlar la propagación del COVID-19.

1) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2019: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 que se encuentren pendientes de realizar, se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Si habiendo llegado la tal fecha y la reunión no hubiese sido convocada, los asociados podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, tal y como ya lo establece actualmente el artículo 422 del Código de Comercio.

2) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2020: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2020, deberán llevarse en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los primeros tres meses del año 2021, lo cual reitera lo establecido previamente en el artículo 422 del Código de Comercio.

3) Modalidades para el desarrollo de las reuniones ordinarias: Cada sociedad se encuentra en la libertad de escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones de ley y estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo ya establecido en el Decreto 398 de 2020 que faculta la toma de decisiones en reuniones no presenciales con aquellos socios u accionistas que participen en la reunión no presencial, siempre que se cumpla con el quórum deliberatorio establecido en la ley o en los estatutos de la sociedad.

Asimismo, la SuperSociedades ha dispuesto ciertos lineamientos que deberán ser tenidos en cuenta al momento de elegir la modalidad de reunión a ser ejecutada, los cuales procedemos a indicar:

• Reunión presencial: La sociedad deberá tener en cuenta las restricciones vigentes de: (i) movilidad; (ii) aglomeraciones en el domicilio social. Por otro lado, deberá advertirse a los convocados la necesidades de cumplir con los protocolos de bioseguridad correspondientes.

• Reunión no presencial: La sociedad deberá brindar a los convocados toda la información necesaria para el adecuado desarrollo de la reunión, lo que incluye informar, entre otros: (i) la plataforma tecnológica que será utilizada; (ii) las instrucciones básicas sobre su funcionamiento; (iii) el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes; (iv) la necesidad de verificar la preservación del quórum; y (v) la forma en que se dará el uso de la palabra.

• Reunión mixta: Aplican los lineamientos informados para las reuniones presenciales y no presenciales. Asimismo, se sugiere que la reunión permita atender de la misma forma a los asociados que deseen participar en una u otra modalidad.

4) Derecho de inspección: Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección, pudiendo disponer que, adicional a la consulta en las oficinas de la administración como ya lo establece de manera previa, entre otros, el artículo 379 del Código de Comercio, se ejerza la consulta mediante el uso de repositorios de información virtual, tales como instrumentos de almacenamiento en la nube, correos electrónicos o en general, cualquier otro medio o instrumento tecnológico que proteja la reserva de la información.

5) Reuniones ordinarias correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020: El derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables. No obstante lo anterior, deberán conocerse y decidirse primero los temas asociados al fin de ejercicio del año 2019, y luego los correspondientes al fin de ejercicio 2020, por cuanto los asuntos correspondientes al ejercicio 2020 podrían eventualmente resultar afectados por lo que se decida frente al ejercicio anterior.

6) Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio: Cuando por cualquier medida adoptada por autoridad nacional o territorial para controlar el riesgo de contagio de COVID-19, no fuese posible ejecutar la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m., cualquier asociado podrá solicitar a la entidad que ejerza función de supervisión sobre la sociedad, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

7) Reuniones ordinarias no llevadas a cabo por caso fortuito o fuerza mayor: En el caso de que una reunión ordinaria hubiese debidamente convocada sin que haya sido posible realizarla debido a un evento de caso fortuito o fuerza mayor, la administración de la sociedad tendrá el deber de convocar nuevamente, con las formalidades que sean aplicables, dicha reunión tan pronto se superen los motivos que impidieron su desarrollo.

No duden en contactar a Brick Abogados si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.