El pasado 28 de septiembre de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (“DIAN”) expidió la Resolución 1240 (la “Resolución 1240”) mediante la cual modificó la Resolución 164 de 27 de diciembre de 2021 (la “Resolución 164” y, en conjunto con la Resolución 34 de 17 de marzo y la Resolución 1240, las “Resoluciones”) de esa misma entidad, con el fin de introducir los siguientes cambios, a saber: (1) extender el plazo para que los sujetos obligados se inscriban en el registro único de beneficiarios finales (“RUB”), (2) modificar el anexo técnico de la Resolución 164.
Para facilidad de Ustedes haremos un resumen de las obligaciones vigentes en materia de registro de beneficiarios finales con base en las últimas modificaciones:
Quiénes son los beneficiarios finales
Son beneficiarios finales las personas naturales que:
1. Actuando individual o conjuntamente son titulares, directa o indirectamente, del 5% o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica y/o se beneficie en 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica.
2. Actuando individual o conjuntamente ejerce control directo o indirecto sobre la persona jurídica por cualquier otro medio diferente a los indicados en el numeral anterior.
3. En caso de no identificarse ninguna persona natural que cumpla con los criterios 1 y 2 anteriores, se considerará como beneficiario final al representante legal de la sociedad o a la persona natural que tenga mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
Sujetos obligados a inscribir sus beneficiarios finales en el RUB
Están obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales los siguientes:
1. Sociedades y entidades nacionales (artículo 12 del estatuto tributario) con o sin ánimo de lucro, incluyendo aquellas cuyas acciones están inscritas en una o más bolsas de valores.
2. Establecimientos permanentes, es decir, con un lugar fijo de negocios en Colombia a través del cual una persona jurídica o natural extranjera realiza negocios en Colombia (por ejemplo: sucursales)
3. Estructuras sin personería jurídica o similares creadas o administradas en Colombia, regidas por la ley colombiana, o cuyo fiduciario o posición similar sea residente fiscal en Colombia.
4. Personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería jurídica o similares cuyo valor de los activos ubicados en Colombia representen más del 50% del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, según los estados financieros.
Nuevo plazo para hacer el registro
La nueva fecha límite para los sujetos obligados constituidos, creados u obligados al 31 de mayo de 2023, deben realizar el registro antes del 31 de julio de 2023.
Consideraciones prácticas para tener en cuenta
En algunos casos, existen accionistas de la sociedad que no suministran la información sobre el beneficiario final. En efecto, las autoridades colombianas han reconocido que en algunas ocasiones se puede usar la reserva de ley para no divulgar la composición accionaria de una sociedad. Por ejemplo: una sociedad colombiana puede solicitar a sus accionistas (ubicados en Colombia o en el exterior) que revelen la identificación de sus beneficiarios finales, pero dichos accionistas pueden optar por no revelar dicha información acogiéndose a la reserva de ley para no suministrar dicha información. Teniendo en cuenta lo anterior, recomendamos lo siguiente:
1. Que la sociedad en Colombia envíe una comunicación formal a los accionistas personas jurídicas, que tengan más del cinco por ciento (5%) o controlen la sociedad, solicitándoles la identificación de sus beneficiarios finales.
2. En caso que el accionista persona jurídica no responda o responda negándose a revelar dicha información, la sociedad en Colombia deberá llevar a cabo un proceso de debida diligencia para la identificación de los beneficiarios finales, así como la demás información solicitada, incluido el conocimiento de la cadena de propiedad y control de sociedad en Colombia.
Existen también casos en que, los accionistas de una sociedad dicen que no existe un beneficiario final porque alguna de las sociedades que participan en la cadena corporativa está listada en alguna bolsa de valores. No obstante, esto no es considerado como una justificación para decir que no se identificaron los beneficiarios finales de la compañía, pues la ley exige que se lleve a cabo un proceso de debida diligencia para identificar a estos sujetos o justificar que no se identificaron y por ello se inscribe al representante legal en el RUB.
Por lo tanto, es de la mayor importancia que en los casos en las sociedades en Colombia no obtengan información sobre el beneficiario final directamente de sus accionistas personas jurídicas, deben necesariamente adelantar una debida diligencia para tratar de identificarlo, así como dejar evidencia de que efectivamente dicho proceso se llevó a cabo. Solo una vez se haya agotado la debida diligencia y no obstante esto no se haya logrado identificar al beneficiario final es cuando, se debe proceder al registro del representante legal de la sociedad como beneficiario final. El proceso de debida diligencia comprende la revisión de información pública de forma exhaustiva, así como la preparación del reporte escrito correspondiente en caso que la DIAN lo solicite.
Deber de actualizar periódicamente la información de los beneficiarios finales
Los beneficiarios finales de una persona jurídica o de una entidad sin personería jurídica pueden variar en el tiempo, por lo que la Resolución 164 estableció que se debe hacer la actualización a través de los medios magnéticos de la DIAN dentro del mes siguiente contado a partir del primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda. Estas actualizaciones sólo se deben hacer si hubo algún cambio en los beneficiarios finales de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica.
Efectos prácticos del registro de beneficiarios finales en el RUB
Otra pregunta que ha surgido de manera frecuente es ¿qué efectos tiene la inscripción en el RUB para las personas naturales que se incluyan como beneficiarios finales de una persona jurídica o una entidad sin personería jurídica? La respuesta es, por el momento, ninguno. Esta es una obligación meramente informativa para los entes de control con el fin de establecer mecanismos de prevención de la evasión fiscal y de control del lavado de activos, todo lo anterior, dentro del marco de la incorporación de Colombia como país miembro de la OCDE.
En caso de requerir asistencia en el registro del beneficiario final y/o en la realización de la debida diligencia, pueden contactarnos directamente para apoyarlos en ese proceso. jcastano@brickabogados.com, mpduplat@brickabogados.com.
El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.