A continuación les recordamos algunos de los próximos vencimientos de plazos en relación con el registro de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario, esto es, COP$4.241.200.000. Lo anterior, sin perjuicio de lo informado a ustedes en nuestro boletín informativo anual para el año 2023, el cual les enviamos al inicio de este año:

Obligación	Sujetos obligados	Fecha máxima de cumplimiento
Presentación de reporte de reclamos presentados por titulares de datos en el segundo semestre del año 2022 a través del RNBD de la SIC. Este reporte se debe hacer aún si el número de reclamos es cero.	Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2023, la suma de $4.241.200.000.	21 de febrero de 2023
Inscripción y/o actualización de las bases de datos ante el RNBD de la SIC.	Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que recolecten y traten datos personales y que tengan activos totales por un valor superior a 100.000 UVT, esto es, para el año 2023, la suma de $4.241.200.000.	Actualización de bases de datos registradas: 31 de marzo de 2023.   Inscripción en el RNBD: dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de creación de la base de datos.   Actualización cambios sustanciales en bases de datos: dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.

Para efectos de lo anterior, a continuación explicamos a qué se refiere la obligación de inscribir, actualizar y reportar cambios sustanciales en bases de datos en el RNBD de la SIC:

• Inscripción de Bases de Datos: La inscripción de las bases de datos en el RNBD de la SIC no implica que el sujeto obligado debe aportar o cargar la base de datos objeto de registro al RNBD. Esta obligación lo que implica, es que el sujeto obligado aporte copia de su política de tratamiento de datos personales y responda algunas preguntas que hace el sistema de la SIC sobre el contenido de la base de datos, tales como, el número de titulares de los datos personales, tipo de datos personales objeto de tratamiento, medidas de seguridad de la base de datos, transmisión o transferencia de la base de datos, entre otro tipo de información.

• Actualización anual de Bases de Datos:  Se refiere al reporte de cualquier cambio o novedad en relación con la información registrada sobre las bases de datos inscritas en el RNBD, como, por ejemplo, número de titulares en la base de datos, finalidades del tratamiento de los datos personales, medidas de seguridad de la información, tipo de datos objeto de tratamiento (tales como, datos generales de identificación, datos biométricos, entre otros), tratamiento de datos sensibles, transmisión o transferencia de la base de datos, entre otro tipo de información.

• Reporte de cambios sustanciales en Bases de Datos: La SIC ha definido como cambio sustancial todo aquel que se relacione con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. En esta medida, cualquier cambio relacionado con esta información en las bases de datos inscritas en el RNBD, se deberá actualizar dentro del término señalado anteriormente.

No dude en contactar a María del Pilar Duplat ([email protected]) o a Jorge Castaño ([email protected]) si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.

SUJETOS OBLIGADOS

Como lo hemos informado con anterioridad, todas las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares constituidas o existentes a partir del 15 de enero de 2022, deberán efectuar el correspondiente suministro de información de sus beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios Finales (“RUB”) creado por la DIAN. Para tal efecto, se entienden como sujetos obligados a reportar sus beneficiarios finales:

• Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro constituidas o con su domicilio principal en Colombia, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.

• Establecimientos Permanentes de acuerdo con lo establecido en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.

• Estructuras sin personería jurídica o similares cuando sean creadas o administradas en la República de Colombia, las que se rijan por las normas de la República de Colombia, las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en Colombia. La Resolución 164 de 2021 de la DIAN definió como estructura sin personería jurídicas las siguientes:

1. Patrimonios autónomos constituidos mediante contratos de fiducia mercantil
2. Contratos de colaboración empresarial
3. Fondos de capital privado o inversión colectiva
4. Fondos de pensiones y cesantías
5. Entre otras estructuras similares

Cuando no se identifique a ninguna persona natural en los términos anteriormente indicados, se debe identificar la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que tenga una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica. Sin embargo, en este caso, el sujeto obligado debe justificar ante la DIAN el motivo por el cual no identificó la totalidad de sus beneficiarios finales, para lo cual deberá adelantar un proceso de debida diligencia.

¿QUIÉN ES BENEFICIARIO FINAL?

Son beneficiarios finales de las personas jurídicas las personas naturales que:

• Actuando individual o conjuntamente, sean titulares directa o indirectamente, del 5% o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica y/o se beneficien en 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica.
• Actuando individual o conjuntamente, ejerzan control sobre la persona jurídica, por cualquier otro medio diferente a los establecidos anteriormente.

Son beneficiarios finales de las estructuras sin personería jurídica o de estructuras similares, las personas naturales que ostenten la calidad de:

• Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s), o posición similar o equivalente;
• Fiduciario(s) o posición similar o equivalente;
• Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente;
• Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiario(s) condicionados; y
• Cualquier otra personal natural que ejerza el control efectivo y/o, final o tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

Se debe tener en cuenta que puede existir beneficiarios condicionados tanto en las personas jurídicas como en las estructuras sin personería jurídica. La Resolución 164 de 2021 de la DIAN ha definido como beneficiario condicionado a la persona natural que adquirirá la calidad de beneficiario final de una persona jurídica o de una estructura sin personería jurídica o similar con el acaecimiento o cumplimiento de un hecho futuro e incierto.

Es importante tener en cuenta que, en caso de que dentro de la estructura corporativa de una persona jurídica, existan estructuras sin personería jurídica (como, por ejemplo, que un patrimonio autónomo sea accionista de una sociedad colombiana), los beneficiarios finales de dicha estructura sin personería jurídica serán beneficiarios finales de la persona jurídica.

OBLIGACIÓN DE HACER UNA DEBIDA DILIGENCIA

Todos los sujetos obligados tienen la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información requerida por la DIAN sobre los beneficiarios finales.

La debida diligencia se refiere a la obligación de todos los sujetos obligados, esto es,  personas jurídicas colombianas o estructuras sin personería jurídica o similares de realizar todos los actos necesarios para identificar a sus beneficiarios finales así como la información requerida de los mismos, incluido el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar.

Una debida diligencia se debe llevar a cabo cuando la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar: (i) no tiene la información de quiénes son sus beneficiarios finales; (ii) solo tiene la información de algunos de sus beneficiarios finales; o (iii) no tiene todos los datos requeridos por la regulación vigente para inscribir a sus beneficiarios finales.

La finalidad del proceso de debida diligencia es demostrar que el sujeto obligado agotó todos los actos necesarios para la identificación de la totalidad de los beneficiarios finales. Se debe tener en cuenta que, al momento de hacer el registro de los beneficiarios finales, si no se logró identificar a todos los beneficiarios finales o si se inscribe al representante legal o persona con mayor autoridad en relación con las funciones de gestión y dirección, el sistema de la DIAN exige que se justifique el motivo por el cual no fue posible identificar la totalidad de los beneficiarios finales, y la DIAN puede pedir evidencias de haber llevado a cabo dicho proceso de debida diligencia.

PLAZO MÁXIMO PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RUB

Todos los sujetos obligados que al 15 de enero de 2022 existieren o que se constituyan o creen hasta el 31 de mayo de 2023, tienen como plazo máximo para reportar a sus beneficiarios finales en el RUB a más tardar el 31 de julio de 2023.

Los sujetos obligados que se constituyan, creen o queden obligados a partir del 1 de junio de 2023, deben efectuar el registro de sus beneficiarios finales dentro de los 2 meses siguientes a: (i) su inscripción en el RUT; (ii) su inscripción en el sistema de identificación de estructura sin personería jurídica; o (iii) el momento en que adquieran la obligación de cumplir con el registro de sus beneficiarios finales de acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 164 de 2021 de la DIAN.

De igual manera, se debe actualizar el RUB si hubo modificaciones sobre la información suministrada en el mismo, de la siguiente manera:

Si hubo cambios con corte a	Se debe actualizar a más tardar el
1 de enero	1 de febrero
1 abril	1 de mayo
1 julio	1 agosto
1 de octubre	1 noviembre

No dude en contactar a Jorge Castaño ([email protected]) o a María del Pilar Duplat Molano ([email protected])  si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.

APOYO DE SOSTENIMIENTO

El contrato de aprendizaje, regulado por el artículo 30 de la Ley 789 de 2002 y reglamentado por el Decreto Reglamentario 933 de 2003, es una forma de vinculación especial dentro del derecho laboral, en la que el aprendiz recibe una formación técnica y teórica en una entidad, a cambio del patrocinio de una empresa que suministra los medios necesarios para que el aprendiz pueda formarse profesionalmente de una manera integral, dentro de las actividades que hacen parte de su giro ordinario.

Respecto de la ayuda económica mensual, es preciso mencionar que los aprendices no reciben salario, sino un apoyo de sostenimiento dirigido a que el aprendiz sufrague sus gastos básicos en los que puedan incurrir en el desarrollo de sus prácticas.

Dicho apoyo varía si el aprendiz se encuentra en la fase lectiva o en la fase práctica, de la siguiente manera:

• Fase lectiva: 50% del salario mínimo legal mensual vigente.
• Fase práctica: Dependerá de la tasa de desempleo a nivel nacional. Luego, si la tasa de desempleo a nivel nacional es menor al 10%, el aprendiz recibirá la totalidad (100%) del SMLMV; y, si es mayor al 10%, recibirá el 75%.

En este punto, el artículo 1 del Decreto 451 de 2008 estipula frente a la determinación de la tasa de desempleo nacional, lo siguiente:

“Para determinar la tasa de desempleo nacional en cumplimiento del inciso quinto del artículo 30 de la Ley 789 de 2002, se tomará la tasa nacional promedio del periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, certificada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE, a más tardar en la segunda quincena del mes de enero de cada año”

¿CUÁL ES EL VALOR DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO EN EL AÑO 2023?

Atendiendo a que la tasa de desempleo del año 2022 superó el 10% (al ser del 11.2%), el valor del apoyo de sostenimiento para el año 2023 equivaldrá a:

• Fase lectiva: $580.000.
• Fase práctica: $870.000 (correspondiente al 75% del salario mínimo legal mensual vigente).

No dude en contactar a Maria Fernanda Calero [email protected] o a Boris Alfaro [email protected] si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.