El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar las instrucciones contenidas en la circular externa 100-000001 de fecha 2 de marzo de 2021 (en adelante, la “Circular Externa”) expedida por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “SuperSociedades”), en lo que concierne a las instrucciones frente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social en virtud de lo dispuesto en el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021.

La presente normatividad fue desarrollada en el marco de la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, con la finalidad de controlar la propagación del COVID-19.

1) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2019: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 que se encuentren pendientes de realizar, se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Si habiendo llegado la tal fecha y la reunión no hubiese sido convocada, los asociados podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, tal y como ya lo establece actualmente el artículo 422 del Código de Comercio.

2) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2020: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2020, deberán llevarse en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los primeros tres meses del año 2021, lo cual reitera lo establecido previamente en el artículo 422 del Código de Comercio.

3) Modalidades para el desarrollo de las reuniones ordinarias: Cada sociedad se encuentra en la libertad de escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones de ley y estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo ya establecido en el Decreto 398 de 2020 que faculta la toma de decisiones en reuniones no presenciales con aquellos socios u accionistas que participen en la reunión no presencial, siempre que se cumpla con el quórum deliberatorio establecido en la ley o en los estatutos de la sociedad.

Asimismo, la SuperSociedades ha dispuesto ciertos lineamientos que deberán ser tenidos en cuenta al momento de elegir la modalidad de reunión a ser ejecutada, los cuales procedemos a indicar:

• Reunión presencial: La sociedad deberá tener en cuenta las restricciones vigentes de: (i) movilidad; (ii) aglomeraciones en el domicilio social. Por otro lado, deberá advertirse a los convocados la necesidades de cumplir con los protocolos de bioseguridad correspondientes.

• Reunión no presencial: La sociedad deberá brindar a los convocados toda la información necesaria para el adecuado desarrollo de la reunión, lo que incluye informar, entre otros: (i) la plataforma tecnológica que será utilizada; (ii) las instrucciones básicas sobre su funcionamiento; (iii) el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes; (iv) la necesidad de verificar la preservación del quórum; y (v) la forma en que se dará el uso de la palabra.

• Reunión mixta: Aplican los lineamientos informados para las reuniones presenciales y no presenciales. Asimismo, se sugiere que la reunión permita atender de la misma forma a los asociados que deseen participar en una u otra modalidad.

4) Derecho de inspección: Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección, pudiendo disponer que, adicional a la consulta en las oficinas de la administración como ya lo establece de manera previa, entre otros, el artículo 379 del Código de Comercio, se ejerza la consulta mediante el uso de repositorios de información virtual, tales como instrumentos de almacenamiento en la nube, correos electrónicos o en general, cualquier otro medio o instrumento tecnológico que proteja la reserva de la información.

5) Reuniones ordinarias correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020: El derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables. No obstante lo anterior, deberán conocerse y decidirse primero los temas asociados al fin de ejercicio del año 2019, y luego los correspondientes al fin de ejercicio 2020, por cuanto los asuntos correspondientes al ejercicio 2020 podrían eventualmente resultar afectados por lo que se decida frente al ejercicio anterior.

6) Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio: Cuando por cualquier medida adoptada por autoridad nacional o territorial para controlar el riesgo de contagio de COVID-19, no fuese posible ejecutar la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m., cualquier asociado podrá solicitar a la entidad que ejerza función de supervisión sobre la sociedad, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

7) Reuniones ordinarias no llevadas a cabo por caso fortuito o fuerza mayor: En el caso de que una reunión ordinaria hubiese debidamente convocada sin que haya sido posible realizarla debido a un evento de caso fortuito o fuerza mayor, la administración de la sociedad tendrá el deber de convocar nuevamente, con las formalidades que sean aplicables, dicha reunión tan pronto se superen los motivos que impidieron su desarrollo.

No duden en contactar a Brick Abogados si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar lo dispuesto por la Resolución No. 0000013 del 11 de febrero de 2021 (en adelante “la Resolución”) expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante “DIAN”), concerniente a la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica de la funcionalidad del documento “soporte de pago de nómina electrónica”.

1. Documento “soporte de pago de nómina electrónica”.

El documento “soporte de pago de nómina electrónica” implementado en la Resolución se configura como documento electrónico que constituye el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos relacionados con la nómina y que son realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria.

Tal documento debe generarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, el cual se compone por:

(i) Valores devengados de nómina. En este punto, el anexo técnico de la Resolución precisa los conceptos que deben tomarse por devengos, entre los cuales se encuentran:

a) Salario (fijo o variable).
b) Bonificaciones.
c) Auxilio de transporte o conectividad, en caso de ser aplicable.
d) Pagos no constitutivos de salario.
e) Vacaciones (disfrutadas o compensadas).
f) Prestaciones sociales.
g) Viáticos.
h) Horas extras.
i) Recargos.
j) Incapacidades.
k) Licencias remuneradas y no remuneradas.

(ii) Descuentos realizados en la nómina, tales como:

a) Aportes al Sistema General de Seguridad Social.
b) Cuota sindical.
c) Sanciones.
d) Embargos.
e) Descuentos autorizados por el trabajador.
f) Préstamos.
g) Anticipos.
h) Retención en la Fuente.

(iii) Valor del total de la diferencia entre lo devengado y lo descontado.

2. Sujetos obligados.

Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica como sus ajustes, corresponde a los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a los pensionados a su cargo; que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA, cuando sea aplicable.

3. Beneficiarios del pago.

Los beneficiarios del pago que deberá constar en el documento “soporte de pago de nómina electrónica” corresponden a las personas naturales que se encuentren vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pensionados que se encuentren a cargo del empleador por medio de una relación laboral.

4. Elementos que hacen parte de la nómina electrónica.

Los siguientes elementos hacen parte del sistema:

(i) El documento soporte de pago de nómina electrónica descrito en el punto (i).

(ii) Las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: corresponden a los documentos electrónicos por medio de los cuales:

a) Se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, que obedecen a errores asimétricos y de contenido que deben ser ajustados por parte del sujeto obligado.

b) Se reemplaza el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios.

c) Se elimina el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.

(iii) Las novedades reportadas dentro del periodo: Corresponde a un elemento que permite informar los eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina.

5. Contenido del documento “soporte de pago de nómina electrónica”

En primera medida, el documento deberá diligenciarse en el idioma español y utilizando el peso colombiano, sin perjuicio que el valor expresado en pesos colombianos pueda indicarse en otra moneda o en un idioma distinto, de manera adicional.

Ahora bien, el contenido mínimo del documento es el siguiente:

(i) Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

(ii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado.

(iii) Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.

(iv) El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE (constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento).

(v) Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

(vi) Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.

(vii) Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.

(viii) El valor total de la diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

(ix) El medio de pago que el sujeto obligado utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.

(x) Fecha y hora de generación.

(xi) La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

(xii) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

6. Periodicidad.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Es decir, se debe acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas de manera independiente en el mes inmediatamente anterior por parte de los sujetos obligados.

7. Habilitación del software.

Los documentos “soporte de pago de nómina electrónica” deben habilitar un software, el cual incluya funcionalidad que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación de acuerdo a lo indicado por la DIAN.

Para ello, se debe obtener la habilitación de parte de la DIAN previo a la fecha máxima para iniciar a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las siguientes características:

(i) Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, a través de la página web de la DIAN, en donde se encuentra la opción de “otros documentos electrónicos” y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

(ii) Señalar en el sistema de facturación los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación y si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

(iii) Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares indicados previamente.

8. Procedimiento de implementación.

Una vez se concluya el proceso de habilitación, el sujeto obligado deberá seguir el siguiente procedimiento:

(i) Generación: Deberá estructurarse la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento. Estos documentos se deberán generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, de acuerdo con el contenido obligatorio previsto para cada uno de ellos.

(ii) Transmisión: Deberá remitirse a la DIAN la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento.

(iii) Validación: Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, la DIAN generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de estos documentos y registrará en sus bases de datos el documento electrónico.

9. Calendario de implementación.

Los sujetos obligados que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica  y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios:

(i) Calendario para sujetos de acuerdo con el número de empleados

(ii) Calendario de implementación permanente: Los nuevos sujetos obligados tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.

Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tienen hasta el 31 de marzo de 2022 para iniciar la habilitación del sistema y hasta el 31 de mayo de 2022 cómo fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión.

Calendario de implementación para sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta: Los sujetos obligados, tienen plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

10. Interoperabilidad

Los sujetos obligados deberán realizar todas las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Para ello, deberán:

(i) Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

(ii) Utilizar lenguajes tecnológicos de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos.

11. Tratamiento de datos personales.

El sujeto obligado solo podrá usar la información contenida en el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, para asegurar el cumplimiento de la obligación de generar y transmitir, para validación de la DIAN, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En consecuencia, no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados por la normatividad vigente.

No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo [email protected] y/o a Boris Alfaro Castillo [email protected] si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados con el fin de informar lo dispuesto por la Circular No. 022 del 8 de marzo de 2021 (en adelante la “Circular”) expedida por el Ministerio de Trabajo, concerniente a la no exigencia de la prueba de SARS-CoV-2 (COVID-19) por parte del empleador a trabajadores y aspirantes a un puesto de trabajo.

1. Ámbito de aplicación:

La Circular le es aplicable a:

a) Empleadores.
b) Aspirantes.
c) Trabajadores.

Es importante precisar que las recomendaciones dadas por el Ministerio del Trabajo le son aplicables únicamente al ingreso o el ejercicio del empleo en el sector privado.

2. Antecedentes:

Debido al fenómeno de salud pública ocasionado en virtud del brote de coronavirus, el cual fue calificado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) el día 11 de marzo de 2020 como pandemia, el Ministerio de Salud expidió la Resolución No. 666 de 2020, en la cual se adopta el protocolo de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia.

Tal protocolo establece una obligación a las empresas de identificar las condiciones de salud de los trabajadores y, adicionalmente, permite la realización de las pruebas de SARS-CoV-2 a los trabajadores, salvo en los casos en que el empleador no disponga del recurso humano idóneo y el trabajador sea asintomático.

3. Recomendaciones frente a la práctica de la prueba SARS-CoV-2:

A raíz de los protocolos de bioseguridad que son adoptados al interior de las empresas, el Ministerio del Trabajo señaló una serie de recomendaciones relacionadas con la exigencia del empleador para el ingreso o la continuidad en el ejercicio del empleo, de la siguiente manera:

a) Igualdad y protección del derecho al trabajo frente a las normas de discriminación.

En virtud de los artículos 13 y 25 de la Constitución Política, el derecho al trabajo goza de una especial protección y, en esta medida, se encuentra prohibido al empleador cualquier acto discriminatorio por el estado de salud del trabajador o del candidato que limite el acceso o la continuidad en el trabajo.

b) Deber de protección del empleador al derecho a la intimidad y privacidad relacionado a la salud de sus trabajadores.

La intimidad corresponde a un área restringida a toda persona o familia, el cual puede ser afectado únicamente con el consentimiento de su titular o mediando orden dictada por la autoridad competente.

Dentro de las relaciones de trabajo, la Organización Internacional del Trabajo (en adelante “OIT”) profirió en el año 1985 la recomendación sobre los servicios de salud en el trabajo, en la cual indicó que los Estados debían adoptar disposiciones para proteger la intimidad de los trabajadores y procurar que la vigencia de su salud no sea utilizada con fines discriminatorios, ni de ninguna otra manera perjudicial para sus intereses.

Así mismo, dentro del Estado Colombiano, a fin de garantizar la intimidad de los trabajadores, la jurisprudencia de la Corte Constitucional en sentencia T-340 de 2017 precisó que toda solicitud de información sobre ciertas enfermedades o condiciones de discapacidad constituye una práctica ilegítima, toda vez que vulnera los derechos a la intimidad y a la igualdad.

En consecuencia, el Ministerio del Trabajo precisa que toda información que le sea solicitada al trabajador debe estar estrictamente ligada con el trabajo específico que va a desarrollar y no puede derivar en vulneración alguna de sus derechos a la intimidad e igualdad.

c) Requisito de la prueba SARS-CoV-2 (COVID 19) como requisito de contratación.

Si bien es obligación del empleador el identificar las condiciones de salud de sus trabajadores, la prueba de SARS-CoV-2 y su resultado no pueden constituir razones que afecten de manera negativa la relación laboral, sino que debe instar al empleador a tomar las medidas de protección y apoyo para evitar cualquier forma de discriminación.

Así, el Ministerio del Trabajo precisó que no es viable exigirles a los trabajadores o candidatos la remisión de la prueba o del resultado SARS-CoV-2 como un requisito de acceso al puesto de trabajo o de permanencia en el mismo, pues ello representaría una forma de discriminación.

Sin perjuicio de lo anterior, debemos aclarar que el hecho que no pueda ser exigible la prueba y el resultado del SARS-CoV-2, no obsta para que sea el empleador bajo su propia responsabilidad y costo sea quien directamente realice la prueba al aspirante o al candidato, remitiendo al candidato o aspirante al personal idóneo, a fin de que las pruebas le sean realizadas.

4. Instrucciones finales dadas por el Ministerio del Trabajo:

Atendiendo a las recomendaciones previamente indicadas, el Ministerio del Trabajo señaló las siguientes instrucciones:

a) Para el inicio de una relación laboral no es permitido que el empleador exija al aspirante la presentación de una prueba o testo de SARS-CoV-2.

b) No puede considerarse una prueba o examen médico como un requisito para contratar o mantener un empleo.

c) El empleador bajo su responsabilidad y costo podrá efectuar la prueba de SARS-CoV-2 al trabajador a través del personal idóneo, sin que su resultado sea causal para finalizar la relación laboral.

Así, reiteramos que el hecho que no pueda ser exigible la prueba y el resultado del SARS-CoV-2, no obsta para que sea el empleador quien directamente realice la prueba al trabajador o al candidato.

d) El empleador debe desplegar acciones y mecanismos para proteger la vida y salud de sus trabajadores, ajustando las medidas de higiene que garanticen el desarrollo de las actividades laborales y mitiguen la propagación del virus SARS-CoV-2.

No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo [email protected] y/o a Boris Alfaro Castillo [email protected] si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.