Flexibilidad en la regulación del teletrabajo

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Decreto 1227 de 2022 proferido por el Ministerio del Trabajo

El Ministerio del Trabajo adoptó nuevas medidas para hacer más flexible la implementación del teletrabajo

El Decreto 1227 de 2022 proferido por el Ministerio del Trabajo (en adelante el “Decreto”) modificó algunas condiciones del teletrabajo para hacer más flexible su regulación.

El teletrabajo, regulado desde el año 2008 en Colombia, no se adecuaba de manera satisfactoria al modelo de alternancia (trabajo presencial – a distancia, en adelante “Modelo Híbrido”) que muchas empresas en Colombia han preferido durante y con posterioridad a la emergencia sanitaria por sus facilidades prácticas.

A continuación, se explica cómo, a partir del Decreto, el Modelo Híbrido ahora se entiende regulado como parte del teletrabajo y se precisan las modificaciones en la regulación del teletrabajo que redundan en la flexibilidad del modelo.

  • Adecuación al Modelo Híbrido

La existencia de medios digitales para la producción y la llegada de la pandemia aceleró la dinámica de las relaciones laborales, al punto que el conocido “modelo híbrido” se presentó, en realidad, dentro del lenguaje organizacional y administrativo – (no legal), como una opción flexible y adaptable a los preceptos normativos ya existentes que permitía al trabajador desarrollar sus actividades desde lugares distintos al centro de trabajo físico del empleador.

A pesar de lo anterior, tal denominación organizacional ahora se transmuta a la legislación laboral, con la incorporación de las virtudes que contiene. El logro regulatorio y de control que obtiene el Ministerio del Trabajo con la expedición del Decreto, viene acompañado de la flexibilidad y facilidad que, precisamente, venía ofreciendo el “Modelo Híbrido”.

Por ello, debe señalarse que, bajo la vigencia del Decreto, si las empresas tienen la intención de implementar el Modelo Híbrido, lo más recomendable es que concentren su regulación bajo la modalidad de teletrabajo suplementario, atendiendo a la regulación específica que en materia de derechos y obligaciones establece el Decreto.

  • Reglamentación y política

La anterior regulación, exigía que el empleador incorporara la modalidad de teletrabajo dentro del Reglamento Interno de Trabajo (en adelante “RIT”). De manera que, si la empresa no contaba con esta modalidad regulada en el RIT, tendría que agotar un procedimiento de modificación de este regulado por la ley 1429 de 2011.

Según dicho procedimiento, debe trasladarse a los trabajadores el nuevo reglamento modificado y, si eventualmente, agotado el procedimiento persisten reparos entre empleador y trabajadores sobre el contenido modificado del RIT, debe solicitarse autorización al Ministerio del Trabajo para su aprobación.

Ante tal posibilidad, varias empresas fueron esquivas al momento implementar el teletrabajo y prefirieron buscar otras opciones también válidas dentro de nuestra legislación para valerse del Modelo Híbrido en sus organizaciones. El Decreto eliminó tal adición dentro del RIT, por tanto, el obstáculo anteriormente explicado, desapareció.

Sin embargo, de acuerdo con la nueva regulación, el empleador debe adoptar una política interna en la cual regule los términos, características y condiciones del teletrabajo, por ejemplo, debe indicarse en la nueva política, entre otros: a) la relación de cargos que pueden desempeñar sus funciones mediante teletrabajo; b) el manejo de la confidencialidad y manejo de la información y; c) la descripción del espacio de trabajo requerido.

  • Barreras eliminadas

Dentro de las dificultades prácticas que experimentaban algunas empresas al momento de implementar el teletrabajo se encontraba la necesidad de realizar un estudio previo de puesto de trabajo en compañía de la Administradora de Riesgos Laborales, la implementación de tecnologías especiales o la imposibilidad del empleador de reversar unilateralmente el teletrabajo.

Evaluación de puesto de trabajo

Dado que la implementación del teletrabajo exige necesariamente una evaluación al puesto del trabajo, se establecía como condición preliminar a su implementación, que el empleador realizara una evaluación del puesto de trabajo.

El Decreto no elimina tal condición; sin embargo, expresamente indica que ésta no puede ser obstáculo para implementar el teletrabajo, pudiéndose hacer la visita con posterioridad a la celebración del contrato de teletrabajo y de forma virtual.

En todo caso, es importante tener en cuenta que permanece la obligación de informar a su Administradora de Riesgos Laborales la modalidad de teletrabajo elegido y diligenciar el formulario que suministre la misma para el desarrollo del teletrabajo.

Reversibilidad

La vinculación al teletrabajo es voluntaria, por tanto, las partes pueden acordar su implementación desde el inicio de la relación laboral o con posterioridad, existiendo la posibilidad de reversar la decisión dependiendo también de la voluntad de las partes.

La ley 1221 de 2008 reguló únicamente la posibilidad de reversar el teletrabajo por parte del teletrabajador. La opción de reversar el teletrabajo con quien inició su contrato bajo esta modalidad, o de hacerlo unilateralmente por parte del empleador, quedaba sujeto al acuerdo entre las partes

Ahora, bajo la vigencia del Decreto, la reversibilidad podrá válidamente ejercerse por cualquiera de las partes incluido el empleador, quien podrá, sin necesidad de contar con un acuerdo previo con el teletrabajador, decidir regresar a la modalidad presencial.

No obstante, y esto aplica para ambas partes, debe pactarse el término en que se puede hacer efectiva esa opción, y verificarse si el empleador cuenta con el espacio o puesto de trabajo.

Herramientas y costos

El Decreto confirma una realidad que ya se venía desarrollando bajo el modelo híbrido con pleno respaldo legal: (…) “las partes podrán acordar que el trabajador ponga a disposición del empleador, sus propios equipos y herramientas de trabajo”.

De esta manera, ahora dentro del marco regulatorio del teletrabajo, las partes pueden acordar que sea el trabajador quien utilice medios y herramientas propias para la ejecución de sus funciones, debiendo el empleador reconocer un valor mensual de compensación que pacte con el teletrabajador.

De igual manera, es claro que el teletrabajador incurre en costos de servicios públicos y que es el empleador quien debería sufragar los mismos. El Decreto admite la posibilidad de que las partes acuerden un monto a reconocer a título de compensación por cuenta del empleador.

  • Registro y fomento al teletrabajo

Confirmando el interés de controlar y regular el Modelo Híbrido, el Ministerio del Trabajo mantiene la obligación de registrar los teletrabajadores que cada empresa tenga, diligenciando el formulario digital que el Ministerio del Trabajo disponga.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, únicamente con fines informativos, por lo cual no se considera como asistencia o recomendación legal.