La Corte Suprema de Justicia, mediante el auto AL1198-2022 del 23 de febrero de 2022, requirió a una empresa que remitiera la documentación necesaria para la continuación de un proceso judicial del que era parte, junto con una organización sindical. El pronunciamiento de la Corte fue enfático en señalar que los empleadores tienen la obligación de conservar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida.
En todo caso, los empleadores deben asegurarse de que la información sea, efectivamente, veraz, cierta, clara, precisa y completa, tal y como ya había sido precisado en la Sentencia de la Corte Constitucional C-470 de 2019. Lo anterior, con el fin de que el trabajador pueda reclamar sus derechos y que, por otra parte, se proteja la integridad de otros de sus derechos fundamentales.
De acuerdo con el pronunciamiento de la Corte el deber de conservar indefinidamente la información laboral no solo garantiza que los trabajadores puedan ejercer sus derechos, sino que es fundamental para que los sindicatos puedan ejercer plenamente sus funciones constitucionales.
Conforme a lo anterior, recomendamos implementar medidas para conservar la información de los trabajadores, tal como el contrato de trabajo, comprobantes de pago de nómina, de aportes a seguridad social (PILA), certificados de práctica de exámenes médicos ocupacionales, reportes de accidentes en el lugar de trabajo, entre otros.
La conservación de información podrá ser adoptada por las empresas haciendo uso de tecnologías de la información. En todo caso deberá tenerse en cuenta que el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 indica que el empleador tiene la obligación de conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo por un periodo mínimo de 20 años desde el momento en que termina la relación laboral.
Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con la providencia de la Corte Suprema de Justicia, si por alguna circunstancia probada de fuerza mayor al empleador le es imposible recaudar la documentación requerida, este debe agotar todos sus esfuerzos para obtener la información. De lo contrario deberá reconstruirla.