El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, con el fin de informar lo dispuesto por el Decreto 216 de 2021 (en adelante “el Decreto”) expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores:

Atendiendo a las facultades conferidas por los numerales 2 y 11 del artículo 189 de la Constitución Política el Gobierno Nacional mediante el Decreto, creo el Estatuto Temporal de Protección para Migrantes Venezolanos bajo Régimen de Protección Temporal (en adelante “el Estatuto”), a continuación, se detallan los aspectos más importantes a tener en cuenta con relación a este Estatuto:

a. Definición

El Estatuto es un mecanismo jurídico de protección temporal dirigido a la población migrante venezolana que se encuentre en uno de los escenarios descritos en el literal “b” siguiente y se busca generar el registro de información de esta población migrante y posteriormente otorgar un beneficio temporal de regularización. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad discrecional que le asiste al Gobierno Nacional en materia de relaciones exteriores.

b. Ámbito de Aplicación

El Estatuto aplica para los migrantes venezolanos que busquen permanecer de forma temporal en territorio colombiano y cumplan con alguna de las siguientes condiciones:

(i) Encontrarse en territorio colombiano de manera regular como titulares de un Permiso de Ingreso y Permanencia, Permiso Temporal de Permanencia o de un Permiso Especial de Permanencia vigente, cualquiera sea su fase de expedición, incluido el Permiso Especial de Permanencia para el Fomento de la Formalización (en adelante “PEPFF”).

(ii) Encontrarse en territorio colombiano de manera regular como titulares de un Salvoconducto (SC-2) en el marco del trámite de una solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado.

(iii) Encontrarse en territorio colombiano de manera irregular a 31 de enero de 2021.

(iv) Ingresar a territorio colombiano de manera regular a través del respectivo Puesto de Control Migratorio legalmente habilitado, cumpliendo con los requisitos establecidos en las normas migratorias, durante los primeros dos (2) años de vigencia del Estatuto.

c. Vigencia

El Estatuto tendrá una vigencia de 10 años a partir de su entrada en vigencia, que corresponde a 90 días después de su publicación que correspondería a 31 de mayo de 2021 y su vigencia fenecería el 30 de mayo de 2031.

d. Registro único de migrantes venezolanos

Se creo este registro con el fin de recaudar y actualizar información como insumo para la formulación y diseño de políticas públicas, e identificar a los migrantes de nacionalidad venezolana que cumplen con alguna de las condiciones establecidas en el artículo 4, y quieran acceder a las medidas de protección temporal contenidas en el presente Estatuto
Debe tenerse en cuenta que será la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia (en adelante “Migración Colombia”) quien diseñe e implemente dicho registro.

e. Permiso por Protección Temporal (PPT)

Este permiso tiene como objetivo regularización migratoria y documento de identificación, que autoriza a los migrantes venezolanos a permanecer en el territorio nacional en condiciones de regularidad migratoria especiales, y a ejercer durante su vigencia, cualquier actividad u ocupación legal en el país, incluidas aquellas que se desarrollen en virtud de una vinculación o de contrato laboral, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano para el ejercicio de las actividades reguladas.

Este permiso plantea la posibilidad de que mediante este permiso el migrante venezolano acredite la permanencia en Colombia para los efectos de la acumulación del tiempo requerido para aplicar a una Visa Tipo R, en los términos y bajo las condiciones establecidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
– Requisitos:

Los requisitos necesarios que deben cumplirse para acceder a este permiso son los siguientes:
(i) Estar incluido en el Registro Único de Migrantes Venezolanos.

(ii) No tener antecedentes penales, anotaciones o procesos administrativos sancionatorios o judiciales en curso en Colombia o en el exterior.

(iii) No tener en curso investigaciones administrativas migratorias.

(iv) No tener en su contra medida de expulsión, deportación o sanción económica vigente.

(v) No tener condenas por delitos dolosos.

(vi) No haber sido reconocido como refugiado o haber obtenido asilo en otro país.

(vii) No tener una solicitud vigente de protección internacional en otro país, salvo si le hubiese sido denegado

– Responsable de la expedición del PPT:

En cuanto a la expedición de este permiso, el Decreto establece que estará a cargo de la Migración Colombia, así mismo se establece que dicho permiso no equivale al reconocimiento de la condición de refugiado y tampoco implica el otorgamiento de un asilo.

– Vigencia del PPT:

Debe considerarse que la vigencia del permiso, en caso de ser otorgado, corresponde al último día de vigencia del Estatuto y no será prorrogable a menos que el Gobierno Nacional decida, en su momento, prorrogarlo.

– Cancelación del PPT:

El migrante venezolano que sea titular de cualquier tipo de visa, dará lugar a la cancelación del permiso y la cancelación automática por parte de Migración Colombia.

Adicional a la causal de cancelación descrita anteriormente, se describen las siguientes:
(i) Encontrar registro de infracciones al ordenamiento jurídico colombiano, ocurridas antes o después del otorgamiento del PPT, por reportes posteriores realizados por las autoridades nacionales e internacionales.

(ii) Incurrir en infracciones a la normatividad migratoria con posterioridad al otorgamiento del PPT.

(iii) Que Migración Colombia, considere que la presencia del extranjero en el territorio nacional es inconveniente o que representa un riesgo para la seguridad nacional.

(iv) Que el titular del PPT se ausente del territorio nacional por un período superior a ciento ochenta (180) días calendario continuos.

(v) Contar con información de autoridades nacionales o extranjeras donde se considere que la permanencia del extranjero es inconveniente para la seguridad nacional o ciudadana.

(vi) Encontrar falsedades o inconsistencias en las cuales haya incurrido el beneficiario para acceder al PPT, sin perjuicio de las acciones administrativas y penales a que haya lugar.

Adicionalmente, se establece que el migrante venezolano que sea titular de un PPT no podrá ser titular de otro permiso otorgado por Migración Colombia ni podrá ser titular de una visa expedida por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.
f. Salvoconducto de permanencia

Mediante el Decreto se adicionó un parágrafo transitorio al artículo 2 del Decreto 1016 de 2020, que establece la posibilidad de que se reconozca y expida a un salvoconducto de permanencia, el cual será válido por hasta 180 días calendario prorrogables por términos iguales mientras se resuelve la solicitud de reconocimiento de condición de “refugiado”.

Ahora bien, en cuanto al parágrafo transitorio que establece el Decreto, se establece que: (…) “En el marco del trámite de su solicitud, el solicitante de reconocimiento de la condición de refugiado de nacionalidad venezolana, tendrá la obligación de incluir y actualizar su información en el Registro Único de Migrantes Venezolanos en los términos del Estatuto”.

Adicionalmente, se establece que el solicitante de reconocimiento de la condición de refugiado de nacionalidad venezolana podrá, sin afectar su condición de solicitante, ni su procedimiento de refugio, aplicar por el PPT. Una vez sea autorizado el PPT y en concordancia con el artículo 16 del Estatuto Temporal de Protección para Migrantes Venezolanos bajo el Régimen de Protección Temporal, el solicitante de nacionalidad venezolana tendrá la opción de escoger, si desea continuar con el trámite de su solicitud de refugio, o si opta por el PPT.
– Vigencia

Por el término de vigencia del Estatuto, es decir hasta el 30 de mayo de 2031
– Pérdida de vigencia del Salvoconducto de Permanencia

Se pierde la vigencia del Salvoconducto de Permanencia en los siguientes casos:
(i) Cuando sea reconocida la condición de refugiado al solicitante.

(ii) Con la ejecutoria de la resolución por la cual se decide negativamente la solicitud de reconocimiento de la condición de refugiado.

(iii) Por la violación de las autorizaciones establecidas en el salvoconducto.

(iv) Cuando se haya vencido el término establecido.

(v) Cuando el solicitante no se presente a la entrevista.

(vi) Cuando se haya archivado la solicitud.

(vii) Cuando la solicitud sea rechazada de plano de acuerdo a los preceptos contenidos en el presente capítulo.
Debe indicarse que el Estatuto prevé que en caso que el solicitante de reconocimiento de la condición de refugiado de nacionalidad venezolana, obtiene el Permiso por Protección Temporal (PPT) en virtud del Estatuto Temporal de Protección para Migrantes Venezolanos bajo el Régimen de Protección Temporal, el salvoconducto SC-2 será cancelado automáticamente por la autoridad migratoria

g. Obligaciones del Migrante Venezolano

Como disposición final se establece que los migrantes beneficiarios del Estatuto tendrán que cumplir con las siguientes obligaciones:
(i) Incluir su información en el Registro Único de Migrantes Venezolanos. Aquellos que no cumplan con esta obligación dentro del término establecido mediante acto administrativo por Migración Colombia, estarán sujetos a los procedimientos administrativos migratorios sancionatorios respectivos.

(ii) Aquellos que se encuentren incluidos en el Registro Único de Migrantes Venezolanos y, que pudiendo acceder al PPT no lo hicieron dentro del término establecido, estarán sujetos a los procedimientos administrativos migratorios sancionatorios.

(iii) Previo a la terminación de la vigencia del Estatuto, el migrante venezolano que desee permanecer en el territorio colombiano deberá tramitar y obtener una visa expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores bajo los requisitos contemplados en la ley.

(iv) El migrante venezolano que, a la fecha de terminación de la vigencia del Estatuto, no hiciere el tránsito al régimen ordinario de regularización migratoria y no cumpla con los requisitos para permanecer en el territorio colombiano, incurrirá en permanencia irregular y será objeto de medidas administrativas migratorias sancionatorias.

No duden en contactar a Jorge Castaño Robledo [email protected] y/o a Boris Alfaro Castillo [email protected] tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, con el fin de informar las instrucciones contenidas en la circular externa 100-000001 de fecha 2 de marzo de 2021 (en adelante, la “Circular Externa”) expedida por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “SuperSociedades”), en lo que concierne a las instrucciones frente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social en virtud de lo dispuesto en el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021.

La presente normatividad fue desarrollada en el marco de la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, con la finalidad de controlar la propagación del COVID-19.

1) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2019: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 que se encuentren pendientes de realizar, se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Si habiendo llegado la tal fecha y la reunión no hubiese sido convocada, los asociados podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, tal y como ya lo establece actualmente el artículo 422 del Código de Comercio.

2) Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2020: Las reuniones ordinarias del máximo órgano social, ya sea la asamblea general de accionistas o junta de socios, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2020, deberán llevarse en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los primeros tres meses del año 2021, lo cual reitera lo establecido previamente en el artículo 422 del Código de Comercio.

3) Modalidades para el desarrollo de las reuniones ordinarias: Cada sociedad se encuentra en la libertad de escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones de ley y estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo ya establecido en el Decreto 398 de 2020 que faculta la toma de decisiones en reuniones no presenciales con aquellos socios u accionistas que participen en la reunión no presencial, siempre que se cumpla con el quórum deliberatorio establecido en la ley o en los estatutos de la sociedad.

Asimismo, la SuperSociedades ha dispuesto ciertos lineamientos que deberán ser tenidos en cuenta al momento de elegir la modalidad de reunión a ser ejecutada, los cuales procedemos a indicar:

– Reunión presencial: La sociedad deberá tener en cuenta las restricciones vigentes de: movilidad; (ii) aglomeraciones en el domicilio social. Por otro lado, deberá advertirse a los convocados la necesidades de cumplir con los protocolos de bioseguridad correspondientes.

– Reunión no presencial: La sociedad deberá brindar a los convocados toda la información necesaria para el adecuado desarrollo de la reunión, lo que incluye informar, entre otros: (i) la plataforma tecnológica que será utilizada; (ii) las instrucciones básicas sobre su funcionamiento; (iii) el procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes; (iv) la necesidad de verificar la preservación del quórum; y (v) la forma en que se dará el uso de la palabra.

– Reunión mixta: Aplican los lineamientos informados para las reuniones presenciales y no presenciales. Asimismo, se sugiere que la reunión permita atender de la misma forma a los asociados que deseen participar en una u otra modalidad.

4) Derecho de inspección: Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección, pudiendo disponer que, adicional a la consulta en las oficinas de la administración como ya lo establece de manera previa, entre otros, el artículo 379 del Código de Comercio, se ejerza la consulta mediante el uso de repositorios de información virtual, tales como instrumentos de almacenamiento en la nube, correos electrónicos o en general, cualquier otro medio o instrumento tecnológico que proteja la reserva de la información.

5) Reuniones ordinarias correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020: El derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables. No obstante lo anterior, deberán conocerse y decidirse primero los temas asociados al fin de ejercicio del año 2019, y luego los correspondientes al fin de ejercicio 2020, por cuanto los asuntos correspondientes al ejercicio 2020 podrían eventualmente resultar afectados por lo que se decida frente al ejercicio anterior.

6) Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio: Cuando por cualquier medida adoptada por autoridad nacional o territorial para controlar el riesgo de contagio de COVID-19, no fuese posible ejecutar la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m., cualquier asociado podrá solicitar a la entidad que ejerza función de supervisión sobre la sociedad, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

7) Reuniones ordinarias no llevadas a cabo por caso fortuito o fuerza mayor: En el caso de que una reunión ordinaria hubiese debidamente convocada sin que haya sido posible realizarla debido a un evento de caso fortuito o fuerza mayor, la administración de la sociedad tendrá el deber de convocar nuevamente, con las formalidades que sean aplicables, dicha reunión tan pronto se superen los motivos que impidieron su desarrollo.

No duden en contactar a Brick Abogados si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.

El presente documento ha sido preparado por Brick Abogados especialmente para sus clientes, con el fin de informar las instrucciones contenidas en la circular externa 100-00016 de fecha 24 de diciembre de 2020 expedida por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “Circular Externa”), en lo que concierne a una modificación integral del capítulo décimo (X) de la circular básica jurídica de fecha 22 de noviembre de 2017 (en adelante, la “Circular Básica Jurídica”), por medio de la cual se actualiza la normatividad aplicable a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (en adelante, “Empresas Obligadas”), obligadas al cumplimiento del régimen de autocontrol y gestión del riesgo integral frente al lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (en adelante, “SAGRILAFT”).

Es importante que se lean con detenimiento los presentes cambios debido a la ampliación del espectro de empresas obligadas, en la medida en que se redujeron sustancialmente los parámetros de ingresos totales o activos mínimos.

1. Definiciones: Para efectos de interpretación, la Circular Externa establece definiciones que deberán ser tenidas en cuenta por las Personas Obligadas y cualquier interesado:

1.1. Activo Virtual: Es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros Activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI.

1.2. APNFD: Son las actividades y profesiones no financieras designadas de Empresas, que para los efectos de la presente circular son los siguientes: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; iii) sector de servicios contables; y iv) sector de servicios jurídicos.

1.3. Beneficiario Final: Es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:

1.3.1. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio; o

1.3.2. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica;

1.3.3. Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1) y 2), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

1.3.4. Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de: i. Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente; ii. Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente; iii. Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y iv. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados o utilidades.

1.4. Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva o FPADM: Es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable.

1.5. Ingresos Totales: son todos los ingresos reconocidos en el estado del resultado del periodo, como principal fuente de información sobre la actividad financiera de una Empresa para el periodo sobre el que se informa. De acuerdo con los criterios de revelación estos incluyen: Ingresos de Actividades Ordinarias, otros ingresos, ganancias (otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no son Ingresos de Actividades Ordinarias) e ingresos financieros.

1.6. Ingresos de Actividades Ordinarias: Son aquellos que se generan en el curso de las actividades principales del negocio de la Empresa.

1.7. LA/FT/FPADM: Significa Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

2. Plazo de cumplimiento del SAGRILAFT: Las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas (término definido más adelante) a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresas Obligadas.

En el caso de que al 31 de diciembre de cualquier año, una Empresa Obligada dejare de cumplir con los requisitos previstos, tal empresa deberá cumplir con un periodo mínimo de permanencia adicional de: (i) tres (3) años a partir de dicha fecha, para el SAGRILAFT; y (ii) un (1) año a partir de dicha fecha, para el Régimen de Medidas Mínimas.

3. Período de transición para el SAGRILAFT: Las Empresas que a 24 de diciembre de 2020 se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular Básica Jurídica, deberán revisar y ajustar su Política SAGRILAFT para verificar que se ajuste a lo dispuesto en la Circular Externa, a más tardar el 31 de mayo de 2021.

4. Ámbito de aplicación del SAGRILAFT: Serán consideradas Empresas Obligadas, las siguientes personas jurídicas:
4.1. Las empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, siempre y cuando no estén vigiladas por otra entidad y tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad;

4.2. Las empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector:

Sector	Requisitos
Agentes inmobiliarios	a.      Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades; b.      Que en su objeto social puedan desarrollar la actividad inmobiliaria (entendida como la prestación de servicios de intermediación en la compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles a favor de sus clientes) y que en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones en relación con dicha actividad, con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras de derecho público o privado iguales o superiores a cien (100) SMLMV; y c.       Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV.
Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas	a.      Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades; b.      Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y c.       Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV.
Servicios jurídicos	a.      Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades; b.      Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y c.       Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV.
Servicios contables	a.      Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades; b.      Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y c.       Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV.
Construcción de edificios y obras de ingeniería Civil	a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades;

	b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso Total según las normas aplicables, sea la identificada con los códigos 4111,4112,4210,4220 o 4290 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV.
Servicios de Activos Virtuales	a. Que las Empresas realicen, para o en nombre de, otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV: 1. intercambio entre Activos Virtuales y monedas fiat; 2. intercambio entre una o más formas de Activos Virtuales; 3. transferencia de Activos Virtuales; 4. custodia o administración de Activos Virtuales o instrumentos que permitan el control sobre Activos Virtuales; 5. participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un Activo Virtual; y 6. en general, servicios relacionados con Activos Virtuales; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.
Supervisión especial o regímenes especiales	a.      Las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC). b.      Las Sociedades Operadoras de Libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. c.       Las sociedades que lleven a cabo Actividades de Mercadeo Multinivel. d.      Los fondos ganaderos. e.       Las    sociedades    que    realizan   actividades   de    factoring,    vigiladas por    la Superintendencia de Sociedades.

5. El Oficial de Cumplimiento: Difiriendo de la definición de la Circular Básica Jurídica que establecía que el Oficial de Cumplimiento debía ser un empleado de la empresa y que no podía contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de Cumplimiento, la Circular Externa establece que el Oficial de Cumplimiento podrá ser vinculado a través de un contrato laboral o un contrato de prestación de servicios y también podrá estar asociado a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios.

5.1. Requisitos generales del Oficial de Cumplimiento:

– Tener un título profesional;
– Acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT;
– Acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar.
– No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
– No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.
– Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

6. Elementos del SAGRILAFT: Las Empresas Obligadas deberán poner en marcha un SAGRILAFT que contenga, como mínimo, los siguientes elementos:

6.1. Una Política LA/FT/FPADM.

6.2. Un manual de procedimientos de gestión del Riesgo LA/FT/FPADM.

6.3. Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM u otro mecanismo equivalente de evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM, que permita analizar los riesgos propios y la materialidad con base en el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera y demás características particulares.

6.4. Régimen de sanciones o consecuencias para empleados, administradores, asociados o terceros, por el incumplimiento o inobservancia de sus disposiciones.

6.5. Funciones de la junta directiva o del máximo órgano social.

6.6. Funciones del representante legal, el Oficial de Cumplimiento y del revisor fiscal.

6.7. Parámetros para el manejo de operaciones en efectivo.

7. Etapas del SAGRILAFT: El SAGRILAFT deberá contemplar, como mínimo, las siguientes etapas para identificar, prevenir, controlar y gestionar el Riesgo de LA/FT/FPADM y las consecuencias de su materialización:

7.1. Identificación del Riesgo LA/FT/FPADM, así como los riesgos asociados con éste.

7.2. Medición o evaluación del riesgo LA/FT/FPADM respecto de la posibilidad o probabilidad de ocurrencia de su ocurrencia, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados.

7.3. Control del riesgo mediante la implementación de medidas, el establecimiento de metodologías y la creación de una Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM para definir los mecanismos de control más adecuados y su aplicación a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados.

7.4. Monitoreo del riesgo.

7.5. Procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada con base en un enfoque de riesgo y de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus contrapartes, países o áreas geográficas de operación y canales y demás características particulares.

8. Obligaciones de las Empresas Obligadas: Las Empresas Obligadas deberán, entre otras:

8.1. Designar un Oficial de Cumplimiento a través de acta por parte de la junta directiva, o del máximo órgano social cuando la anterior no exista, y disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarios para que dicha persona pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.

8.2. Certificar que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en la Circular Externa e informar por escrito a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios de la Superintendencia de Sociedades, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente), junto con una copia de su hoja de vida y acta de designación o autorización para ser designado.

8.3. Aprobar el SAGRILAFT a través de acta por parte de la junta directiva, o del máximo órgano social cuando la anterior no exista.

8.4. Divulgar, como mínimo, una (1) vez al año el SAGRILAFT dentro de la empresa y a las demás partes interesadas.

8.5. Brindar capacitación a empleados y, en general, a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el SAGRILAFT, según estime adecuado y, en todo caso, por lo menos una (1) vez al año, dejando constancia de su realización, así como de los nombres de los asistentes, la fecha y los asuntos tratados.

8.6. Previo al inicio de la relación contractual, adoptar medidas razonables de debida diligencia que permitan: (i) identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes; (ii) identificar al Beneficiario Final de la contraparte; (iii) conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales; (iv) examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo.

8.7. Reportar de manera inmediata a la UIAF todas las operaciones sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios, a través de la plataforma SIREL.

9. Régimen de Medidas Mínimas: Deberán dar cumplimiento al régimen de medidas mínimas, las empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector:

Sector	Requisitos
Agentes inmobiliarios	a.       Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes; y b.      Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.
Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas	c.       Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y d.      Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos e.       Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.
Servicios jurídicos	f.        Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y g.       Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos h.      Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.
Servicios contables	i.        Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; j.        Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos k.      Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000).

Las compañías que cumplan con los requisitos anteriormente señalados deberán implementar un Régimen de Medidas Mínimas que contenga, como mínimo, los siguientes elementos:

(i) Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes;
(ii) Identificar al Beneficiario Final de la contraparte;
(iii) Conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales;
(iv) Examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo;
(v) Instruir a los empleados y asociados sobre los riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año;
(vi) Comunicar y divulgar, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM; (vii) mantener registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas;
(vii) Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las listas vinculantes;
(viii) Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de operaciones inusuales y operaciones sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF; y
(ix) Registrar al representante legal en el SIREL.

10. Sanciones: El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en la Circular Externa podrá dar lugar a la imposición de las sanciones o multas, sucesivas o no, pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, revisor fiscal o a sus administradores, hasta por un monto de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

No duden en contactar a Brick Abogados si tienen alguna inquietud o si desean ampliación sobre el tema anteriormente expuesto.

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El presente documento es de carácter exclusivamente informativo, por lo cual no constituye asesoría legal y no compromete la responsabilidad ni la opinión profesional de Brick Abogados.