Como medida para agilizar trámites, la Ventanilla Única Empresarial (VUES), eliminó el requisito de diligenciamiento del formulario del Pre-Rut dentro del proceso para constituir sociedades.

Eliminación del paso de Diligenciar el Formulario del Pre-Rut

Mediante comunicado de prensa la Dirección Nacional de Impuestos y Aduana (“DIAN”) anunció que acordó con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y las Cámaras de Comercio del país (“Confecámaras”), la mejora en el intercambio de información interinstitucional a través mecanismos de interoperabilidad, lo cual permitió eliminar ciertos trámites en el proceso de constitución de sociedades. Dicho acuerdo se dio en desarrollo de lo dispuesto en la Resolución 110 del 11 de octubre de 2021 emitida por la DIAN (la “Resolución”).

Así las cosas, se dio aplicación a las disposiciones establecidas en la Resolución, la cual dispone que son las cámaras de comercio a través del Registro Único Empresarial y Social (“RUES”), cuyo formulario ya era un requisito dentro del proceso de constitución de sociedades, las encargadas de transmitir la información de los usuarios requerida por la DIAN para llevar a cabo la inscripción en el Registro Único Tributario (“RUT”).  Es a través de dicha inscripción en el RUT, que las sociedades recientemente constituidas obtendrán su respectivo Número de Identificación Tributaria (“NIT”) con el cual podrán dar inicio al desarrollo de su actividad económica empresarial.

En razón de lo anterior, a partir del 3 de mayo de 2022, incluso aquellas personas que no tengan la obligación de matricularse en el registro mercantil, que llevan las cámaras de comercio del país, podrán inscribirse al RUT mediante el formulario RUES en la cámara de comercio respectiva, ya sea de manera virtual o presencial. La información suministrada por el inscrito será compartida directamente a la DIAN, eliminando de esta manera el requisito de reportar directamente a la DIAN la información requerida a través del formulario del Pre-RUT.

Una vez inscrita la persona en el RUT ante la DIAN, a través de la cámara del comercio respectiva, el interesado obtendrá el NIT que identifique a la sociedad recientemente constituida y esta podrá descargar el certificado del RUT a través de la plataforma virtual de la VUES.

Desde el año 2020, el Gobierno Nacional impuso una serie de medidas y restricciones a la movilidad y el ejercicio del comercio con el fin de controlar la propagación del Covid-19 en todo el territorio nacional, afectando principalmente aquellos sectores económicos cuyo modelo de negocio necesitaba de dicha movilidad, de la presencialidad y de las aglomeraciones, como lo los bares y restaurantes. Sin embargo, tras más de dos años de haber iniciado la pandemia ocasionada por el Covid-19, el Gobierno Nacional asegura tener bajo control la propagación del virus, razón por la cual se ha decidido relajar las medidas anteriormente impuestas y aplicar una nueva reglamentación para los bares y restaurantes que se explica a continuación:

1.         Uso de tapabocas en bares y restaurantes

Desde la Resolución 666 del 24 de abril de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, junto con las demás normas que fue expidiendo periódicamente el Gobierno Nacional, se impuso la obligación del uso de tapabocas en lugares con “afluencia masiva de personas” como lo son bares y restaurantes en todo el territorio nacional desde su autorización de reapertura con planes piloto mediante el Decreto 1550 del 28 de noviembre de 2020.

Sin embargo, gracias al avance en el denominado Plan Nacional de Vacunación, el Gobierno Nacional expidió el nuevo Decreto 655 del 28 de abril de 2022, cuyo parágrafo segundo del artículo séptimo, autoriza retirar la obligatoriedad del uso de tapabocas en espacios cerrados dentro de los municipios que tienen una cobertura de vacunación mayor al 70% en esquemas completos y 40% en dosis de refuerzo (dentro de los cuales se incluye Bogotá y Medellín).

Gracias a esta medida, los bares y restaurantes que se encuentren dentro de los municipios que cumplen con estos porcentajes mínimos de nivel de vacunación, ya no tienen que exigir el uso obligatorio de tapabocas dentro de sus instalaciones a sus clientes desde el día 01 de mayo de 2022.

2.         Presentación de carné de vacunación en bares y restaurantes

Igualmente, con la Resolución 777 del 2 de junio de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social, junto con las demás normas que fue expidiendo periódicamente el Gobierno Nacional, se impuso la obligación de presentar carné de vacunación o certificado digital de vacunación para la asistencia a lugares o eventos públicos o privados en el territorio nacional. En ese sentido, los bares y restaurantes han tenido que exigir la presentación a sus clientes del carné de vacunación o certificado digital de vacunación para poder ingresar a sus establecimientos.

No obstante, el Decreto 655 del 28 de abril de 2022 también eliminó la obligación de presentar el carné de vacunación o certificado digital de vacunación para poder ingresar a cualquier establecimiento público o privado, razón por la cual, los bares y restaurantes, no tienen que seguir exigiendo la presentación de dicho carné o certificado digital de vacunación a sus clientes para poder ingresar a sus establecimientos, medida que se encuentra vigente desde el día 01 de mayo de 2022.

3.         Presentación de menús o cartas en bares y restaurantes

En el mismo sentido, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) manifestó que ya no aplica la medida excepcional de entregar exclusivamente de forma digital las cartas o menús por parte de los bares y restaurantes a sus clientes en el territorio nacional. Esto debido a la mejoría que ha presentado el sistema de salud y al avance en el Plan Nacional de Vacunación del Gobierno Nacional.

Debido a la violación al derecho a la información y a la igualdad que implicaría la presentación de menús o cartas 100% digitales para aquellos clientes que no tengan la tecnología o la posibilidad de poder acceder a estas versiones digitales, se insta a los bares y restaurantes a presentar de manera física y clara los precios y productos que se ofrecen en el establecimiento.

Así pues, teniendo en cuenta la disminución de posibilidad de contagio en el territorio nacional, se vuelve a aplicar la normatividad vigente antes de la pandemia, esto es, la Circular Única de la SIC, la cual establece en su numeral 2.4 que “El precio de venta al público de cada uno de los productos que se expendan en los establecimientos para el consumo de comidas y/o bebidas debe ser informado mediante el sistema de lista, fijada en un lugar suficientemente visible a los consumidores o, través del uso de cartas en las cuales se indique el precio de cada uno de los productos que se ofrecen al público.” Esto, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar adicionalmente y en forma de apoyo los menús o cartas digitales, haciendo mención que, en caso de discrepancias entre el menú o carta digital y la versión en físico, siempre se tendrá que aplicar lo previsto en aquella que beneficie al consumidor.

Resolución 37 de 17 de marzo de 2022 de la DIAN

EEl pasado 17 de marzo de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (“DIAN”) expidió la Resolución 34 (la “Resolución 34”) mediante la cual modificó la Resolución 164 de 27 de diciembre de 2021 (la “Resolución 164” y, en conjunto con la Resolución 34, las “Resoluciones”) de esa misma entidad, con el fin de introducir 2 cambios, a saber: (1) extender el plazo para que los sujetos obligados se inscriban en el registro único de beneficiarios finales (“RUB”) y, (2) modificar el numeral 4 del artículo 4 de la Resolución 164 sobre los sujetos obligados a suministrar información en el RUB.

Para facilidad de Ustedes procedemos a enviar nuevamente la información completa debidamente ajustada con base en las últimas modificaciones.

1. Introducción

Mediante la Resolución 37, la DIAN resolvió extender el plazo para que las sociedades constituidas o creadas con anterioridad al 30 de septiembre de 2022 se inscriban en el RUB antes del 31 de diciembre de 2022; y, atendiendo las modificaciones realizadas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) a su recomendación 24 (transparencia y beneficiario final de las personas jurídicas), la DIAN modificó también el numeral 4 del artículo 4 de la Resolución 164 sobre los sujetos obligados a suministrar información en el RUB. A continuación, explicaremos con mayor detalle estas modificaciones y haremos un breve resumen de las nuevas obligaciones vigentes en materia de identificación y registro de beneficiarios finales en Colombia.

2. ¿Quiénes son beneficiarios finales?

Como punto de partida, es clave entender que los beneficiarios finales siempre serán personas naturales. Así pues, el artículo 631-6 del Estatuto Tributario (“ET”) indica que son beneficiarios finales las siguientes personas naturales:

• De la Persona Jurídica

• “La persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%), o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%), o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica; y

• Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, por cualquier otro medio diferente a los establecidos en el numeral anterior del presente artículo; o

• Cuando no se identifique ninguna persona natural en los términos de los dos numerales anteriores del presente artículo, se debe identificar la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.”

• De la estructura sin personería jurídica

Son beneficiarios finales de las estructuras sin personería jurídica, las personas naturales que ostenten la calidad de:

1. “Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o posición similar o equivalente;
2. Fiduciario(s) o posición similar o equivalente;
3. Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente;
4. Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiario(s) condicionado(s); y
5. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.”

3. Sujetos obligados a suministrar información en el RUB

El artículo 631-6 ET estableció que el RUB hace parte integral del Registro Único Tributario (en adelante, “RUT”). De acuerdo con las Resoluciones están obligados a suministrar información en el RUB, los siguientes sujetos:

• Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 ET, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren Inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.

• Establecimientos permanentes de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 ET.

• Estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos:

1. Las creadas o administradas en la República de Colombia (numeral 1 del artículo 4 de la Resolución 164).
2. Las que se rijan por las normas de la República de Colombia (numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 164).
3. Las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia (numeral 3 del artículo 4 de la Resolución 164).

No obstante, la Resolución 37 modificó uno de los sujetos obligados a suministrar información en el RUB, pues inicialmente, los sujetos obligados eran las personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería o similares cuyo valor de los activos ubicados en la República de Colombia representen más del cincuenta por ciento (50%) del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar. Ahora, se encuentran obligados a suministrar información sobre sus beneficiarios finales, aparte de los mencionados anteriormente:

• Las Personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en la República de Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el Registro RUB de acuerdo con los numerales 1, 2 y 3 de la Resolución 164.

No están obligados a suministrar información en el RUB:

• Las entidades, establecimientos u organismo públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el 100% de su participación sea público.
• Las embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

4. Contenido del RUB

Los obligados a suministrar información en el RUB deben indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales:

• Tipo de documento
• Número de identificación y país de expedición
• Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición
• Nombres y apellidos
• Fecha y país de nacimiento
• País de nacionalidad
• Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico
• Criterios de determinación del beneficiario final
• Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica
• Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar
• Fecha desde la cual llene la calidad de beneficiario final o existe la condición
• Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición

5. Oportunidad para suministrar y actualizar la información en el RUB

• El suministro inicial de la información en el RUB debe efectuarse de manera electrónica por parte de las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas con anterioridad al 30 de septiembre de 2022, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar el 31 de diciembre de 2022; suministrando la información correspondiente a la fecha en que se efectúa el suministro de la misma.

• Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas a partir del 30 de septiembre de 2022, deberán efectuar el suministro inicial de la información en el RUB de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el RUT o a la inscripción en el Sistema de Identificación de Estructura Sin Personería Jurídica (en adelante “SIESPJ”), suministrando la información correspondiente a la fecha en que se efectúa el suministro de la misma.

• Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares deberán actualizar la información suministrada en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB ante cualquier modificación de la misma. La actualización deberá realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, determinando si, al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo modificaciones respecto de la información suministrada en el RUB.

De existir modificaciones, se deberá actualizar la información suministrada en el RUB dentro del mes siguiente, contado a partir del primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda. De no existir modificaciones en las fechas señaladas, los obligados a suministrar información no deberán realizar ninguna actualización en el RUB.

6. Inscripción en el SIESPJ para las estructuras sin personería jurídica o similares que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT

• Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas con anterioridad al 30 de septiembre de 2022, que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, deberán inscribirse en el SIESPJ, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar el 31 de diciembre de 2022.

• Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas a partir del 30 de septiembre de 2022, deberán inscribirse en el SIESPJ, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, a más tardar dentro del mes siguiente a su creación.

• El administrador, gestor o representante de la estructura sin personería jurídica o similar será quien deba realizar la inscripción y actualización en el SIESPJ, y el cargue del documento soporte de creación. En ausencia de administrador, gestor o representante, deberá efectuar la inscripción quien para ello designen las partes. Para este efecto deberán actualizar de manera previa su Registro Único Tributario – RUT, incluyendo el código “Administradores de Estructuras Sin Personería Jurídica” en la casilla 89.

• Las estructuras sin personería jurídica o similares deberán actualizar la información suministrada en el SIESPJ ante cualquier modificación de la misma. La actualización deberá realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización.

• Cuando la estructura sin personería jurídica o similar cambie de gestor, representante o administrador, se deberá cargar el documento soporte del cambio de gestor, representante o administrador, sin necesidad de inscribir nuevamente la estructura sin personería jurídica o similar.

• El Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (en adelante “NIESPJ”) constituye la identificación de las estructuras sin personería jurídica o similares que, de acuerdo con las disposiciones normativas, no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT. El SIESPJ asignará un NIESPJ a cada estructura sin personería jurídica o similar que no se encuentre obligada a inscribirse en el Registro Único Tributario – RUT y efectúe su inscripción según lo dispuesto en la Resolución.

7. Obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información solicitada en la Resolución.

Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tienen la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información solicitada en la Resolución. Para este efecto, tendrán la obligación de suministrar la información que les sea requerida por parte de los obligados a suministrar la Información en el RUB. En este sentido, la Resolución dispone que el deber de debida diligencia corresponde a la realización de todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, así como la demás información solicitada, incluido el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona Jurídica, estructura sin personería Jurídica o similar.

Si después de haber agotado todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, no fuese posible identificar a uno o más de estos, se deberá indicar tal situación en el RUB y exponer los motivos que sustenten dicha situación. En todo caso, los obligados a suministrar información en el RUB que no logren identificar sus beneficiarios finales, deberán procurar obtener la información respecto de estos y, una vez identificados, deberán actualizar la información dentro del término establecido en la Resolución.

8. Deber de conservación de soportes de información suministrada en el RUB

La Resolución determina que los obligados a suministrar información en el RUB deberán conservar los soportes de la información suministrada y la debida diligencia realizada, por el termino de 5 años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina la información en el RUB. Además, cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar sea liquidada o finalizada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos los 5 años siguientes contados a partir del 1° de enero del año siguiente a la liquidación.

9. Mecanismos de suministro de información ante inconvenientes técnicos atribuibles a la DIAN

La Resolución establece que cuando por inconvenientes técnicos atribuibles a la DIAN, el obligado a suministrar la información no pueda cumplir con la presentación electrónica de esta, tendrá la obligación de suministrar la información dentro de los 5 días hábiles siguientes a que la DIAN comunique oficialmente el restablecimiento de los servicios informáticos, sin que ello implique extemporaneidad en la presentación

Cuando el obligado a suministrar información en el RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 ET el cual se refiere a las sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT.

En caso de que la información sea solicitada por la administración tributaria, y la misma no sea suministrada, no se suministre dentro del plazo establecido para ello o el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 ET relativo a la sanción por no enviar información o enviarla con errores.

Cuando las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares no suministren la información y/o suministren información falsa al obligado a suministrar la información en el RUB, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales.

El abuso en las obligaciones de suministro de la información se entenderá como provecho tributario obtenido por la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar de acuerdo con lo previsto en el artículo 869 ET y la Resolución 000004 del 07 de enero de 2020, que prevé que La DIAN podrá recaracterizar o reconfigurar las operaciones o serie de operaciones artificiosas sin razón o propósito económico o comercial aparente que tengan como finalidad el incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el reporte de información. Para estos efectos, el abuso en las obligaciones de reportar la información se entenderá como provecho tributario obtenido por el individuo, entidad o institución financiera.

10. Naturaleza confidencial de información suministrada en el RUB

La Resolución precisa que la información suministrada en el RUB es de carácter reservado pero las entidades que sean autorizadas mediante ley, podrán tener acceso a la información, previa celebración de un convenio interadministrativo, y exclusivamente para el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, por medio de las cuales ejerzan inspección, vigilancia y control, tengan funciones de investigación fiscal o disciplinarias u orientadas a combatir el lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno trasnacional, conglomerados e intervención por captación no autorizada. Las especificaciones técnicas de la información solicitada en la Resolución se encuentran contenidas en el Anexo 1 – Anexo Técnico, el cual hace parte integral de la misma.